EUDR Gids – Deel 2: Stap voor stap door je EUDR verplichtingen 

Tip: Is de EUDR nog helemaal nieuw voor je en weet je nog niet welk EUDR-scenario voor jou geldt? Lees dan eerst Deel 1 van de EUDR Gids. 

De EUDR voelt al snel complex: hoe houd je het overzicht, welke stappen moet je zetten en hoe voorkom je onnodig werk?  

In deze uitgebreide gids, leggen we uit welke inhoudelijke criteria bij elke verplichting horen én hoe je deze vertaalt naar praktische acties per scenario.

Hiermee leg je de basis voor een overzichtelijke en uitvoerbare EUDR-aanpak - oók als je met meerdere productgroepen en scenario’s te maken hebt. 

Opfrisser: De 5 EUDR scenario's

In Deel 1 van onze EUDR Gids lees je wanneer jouw product onder de EUDR valt en zo ja, welk EUDR scenario daarbij hoort. We introduceerden zes EUDR scenario’s – elk met een eigen workload en set van verplichtingen. Aan de hand van een aantal criteria kan je bepalen welk scenario van toepassing is op jouw relevante product. 

Kort samengevat: 

De EUDR-scenario’s worden bepaald door drie kernfactoren: 

1. HS code: Valt je ingekochte en/of geproduceerde grondstof of product onder de EUDR?  
2. Rol in de markt: ben je marktdeelnemer, downstreammarktdeelnemer of een handelaar?  
3. Bedrijfsgrootte: Ben je MKB of niet-MKB? Ben je een marktdeelnemer, dan kijk je ook of je onder de primaire micro- of kleine marktdeelnemer definitie valt. 

Deze factoren kunnen verschillen per relevante productgroep. Je kunt voor het ene product bijvoorbeeld een upstream marktdeelnemer zijn, terwijl je voor het andere een handelaar bent. 

Uit de kernfactoren volgen 5 EUDR-scenario's:  

1. Niet-MKB marktdeelnemers 
2. MKB marktdeelnemer 
3. Primaire micro- en kleine marktdeelnemer 
4. Niet-MKB downstreammarktdeelnemer + Niet-MKB handelaar 
5. MKB downstreammarktdeelnemer + MKB handelaar 

Wat zijn de 14 EUDR verplichtingen?

De EUDR introduceert in totaal veertien verplichtingen. 

Negen verplichtingen voor marktdeelnemers: 

1. Informatie verzamelen  
2. Risicobeoordeling uitvoeren  
3. Risicobeperkende maatregelen nemen  
4. Zorgvuldigheidsverklaring (hierna: ZVV) indienen  
5. Interne borging van zorgvuldigheidsstelsel  
6. Jaarlijkse evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel 
7. Jaarlijkse rapportage opstellen 
8. Documentatieplicht 
9. Communicatieplicht 

Vijf verplichtingen voor downstreammarktdeelnemers en handelaren  

1. Informatie verzamelen  
2. Registratieplicht 
3. Meldplicht  
4. Verificatieplicht 
5. Documentatieplicht 

**Let op: De Europese Commissie heeft aangegeven dat ze de zorgvuldigheidsverplichtingen voor downstreammarktdeelnemers en handelaren nog zullen verduidelijken. Zodra hier een update over is zullen wij het verwerken in dit blog. Qua kernverplichtingen zal er echter niet veel veranderen. 

Welk van deze verplichtingen voor jou van toepassing zijn én in welke mate, hangt dus af van het EUDR-scenario dat voor jou geldt.

EUDR Basis stappenplannen: Integratie en documentatie

Voordat we de specifieke eisen en stappenplannen per verplichting doorlopen, is het handig om een basisaanpak voor de EUDR vast te leggen.

Met als doel de EUDR-verplichtingen onderdeel te maken van je bestaande kwaliteitssystemen én zo te borgen dat alle EUDR-gegevens structureel en overzichtelijk worden beheerd.  

Hiervoor hebben we twee basis stappenplannen opgesteld: één voor integratie en één voor documentatie. 

**Let op: Door de EUDR-wetswijziging verschilt de basisaanpak nu per scenario. Downstream marktdeelnemers en handelaren (scenario 4 en 5) hebben aanzienlijk minder verplichtingen dan marktdeelnemers (scenario 1–3). Daarom gelden na de drie algemene integratiestappen twee verschillende vervolgtrajecten. Voor documentatie hanteren we één plan, waarbij per stap staat aangegeven of deze alleen voor marktdeelnemers geldt. 

De algemene integratiestappen:   

1. Breng in kaart welke producten onder de EUDR vallen en bepaal per product het juiste scenario.  
2. Voeg in je productinformatiesysteem (bijv. ERP) een vaste kolom toe op artikelniveau: “EUDR-plichtig: ja/nee”. Zo creëer je een overzicht van welke producten onder de EUDR vallen.   
3. Indien voor jouw bedrijf meerdere scenario’s gelden, voeg een tweede kolom toe, bijvoorbeeld “EUDR-scenario”, met vaste waarden (bijv. Scenario 1 t/m 5). Zo creëer je een overzicht van de specifieke verplichtingen die per relevante productgroep gelden.  

Vervolg integratiestappen marktdeelnemers (scenario 1–3) 

4. Stel in je kwaliteitshandboek een EUDR-formulier op voor elk scenario dat voor jouw bedrijf relevant is. Hierin neem je de informatieseisen van bijbehorende verplichtingen op als verplichte invulvelden.  

5. Koppel de EUDR-formulieren aan je productinformatiesysteem op artikelniveau (bijv. via de kolommen van stap 2 en 3 of een aparte kolom). Zo borg je dat per relevant product de juiste gegevens worden ingevuld.  

6. Koppel ook ZVV-referentienummers of aangifte-identificatienummers aan je productinformatiesysteem op artikelniveau om traceerbaarheid te borgen. 

Vervolg integratiestappen downstreammarktdeelnemers en handelaren (scenario 4–5) 

 4. Je moet alleen de naam, het adres en het e-mailadres van je leverancier(s) en afnemer(s) vastleggen. Voeg hiervoor verplicht invulvelden toe in je productinformatiesysteem. Laat deze automatisch verschijnen (bijvoorbeeld als aparte kolom) wanneer bij een product scenario 4 of 5 wordt geselecteerd. Zo borg je dat per relevant product de juiste gegevens worden ingevuld. 

5. Let op: Alleen relevant voor de eerste downstreammarktdeelnemer of handelaar (indien je direct afneemt van een marktdeelnemer): Koppel ook ZVV referentienummers of aangifte-identificatienummers aan je productinformatiesysteem op artikelniveau, zodat traceerbaarheid gewaarborgd is.  

De algemene Documentatiestappen  

1. Stel een centraal opslag- en beheersysteem op voor alle EUDR-gegevens. 
2. Alleen voor marktdeelnemers: documenteer alle verzamelde informatie in het EUDR-formulier. Koppel waar nodig de ondersteunende documenten (zoals contracten, vergunningen of auditrapporten). Zorg dat deze koppelingen minimaal vijf jaar intact blijven. 
3. Alleen voor marktdeelnemers: Maak in het centrale opslagsysteem mappen aan voor jaarlijkse verplichtingen, zoals de evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel en de openbare rapportage. 
4. Alleen voor marktdeelnemers: koppel ingevulde EUDR-formulieren aan product- of batchnummers (dit volgt uit de uitgevoerde integratiestappen) 
5. Koppel - indien van toepassing - ZVV-referentienummers of aangifte-identificatienummers aan relevante producten of batches (dit volgt uit de uitgevoerde integratiestappen) 
6. Archiveer alle EUDR-gegevens minimaal vijf jaar en zorg dat deze bij controle direct beschikbaar zijn.  

**Tip: Laat EUDR-verplichtingen aansluiten bij je al bestaande kwaliteitsprocessen. Zo benut je bestaande kennis en systemen binnen je organisatie en creëer je een robuust, geïntegreerd compliance-systeem.   

Stap voor stap door de 14 EUDR-verplichtingen 

Dit onderdeel bevat informatie voor alle verplichtingen en scenario's. Afhankelijk van jouw scenario, gelden niet alle 14 verplichtingen voor jou. Om snel naar de voor jou relevante verplichtingen en informatie te navigeren, volg deze stappen: 

0. Check welke verplichtingen voor jou gelden in het figuur '5 EUDR Scenario's + verplichtingen' aan het begin van dit blog.

1. Scroll naar de verplichtingen die gelden voor jouw scenario('s). Hoe vind je deze? Ga eerst naar het deel dat van jou van toepassing is 'Verplichtingen Marktdeelnemers' of 'Verplichtingen downstreammarktdeelnemers en Handelaren'. Ga vervolgens in dat deel naar de 'Wie' kopjes waar jouw specifieke scenario is genoemd.
2. Lees eerst de korte algemene uitleg van de verplichting 
3. Ga daarna naar het “Wie” kopje waarin jouw scenario is genoemd 
4. Hier vind je jouw scenario-specifieke “Wat” en “Hoe”: 

“Wat moet je doen?”: lees hier jouw specifieke verplichting (bijvoorbeeld of voor jou een volledige of vereenvoudigde verplichting geldt) én welke EUDR-gegevens je hiervoor moet verzamelen 

“Hoe doe je het?”: lees hier het bijbehorende stappenplan dat uitlegt hoe je met de verplichting aan de slag kunt. 

Herhaal dit per verplichting.

Verplichtingen Marktdeelnemers  

Verplichting 1: Informatieverplichting 

Het doel van de informatieverplichting is dat je voor elk relevant product een volledig dossier hebt met productgegevens over herkomst en legaliteit.  

Wie: niet-MKB martkdeelnemers, MKB martkdeelnemers 

• Wat moet je doen?  

Voor de volledige informatieverplichting verzamel je zelf alle verplichte gegevens over het relevante product.  

Denk aan productspecificaties zoals HS-code en productiedatum, geolocatie, gegevens van leveranciers en afnemers, én bewijs dat het product ontbossingsvrij is en voldoet aan de lokale wetgeving.  

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel alle vereiste product- en herkomstgegevens bij je niet-EU leverancier.  
2. Zorg dat de geolocatie-informatie in een GeoJson bestand staan, zodat je dit direct kunt importeren in de ZVV. Zie de EUDR GeoJson beschrijving.  
3. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tips:

• Gebruik bestaande formats voor leverancierstoelating (bijv. vragenlijsten) en voeg de vereiste product- en herkomstgegevens hieraan toe. 
• Spreek met je niet-EU-leverancier dat de vereiste EUDR-productgegevens – waar mogelijk - standaard worden toegevoegd aan de vrachtbrief.
• Let daarnaast extra op de vereiste geolocatiegegevens, élk productieperceel moet traceerbaar zijn. Digitale tools en apps, waarin boeren zelf hun percelen kunnen registreren, kunnen hierbij helpen. Zorg dat je niet-EU leverancier hiervan op de hoogte is en jou de complete gegevens – bij voorkeur al in een GeoJson bestand - kan verstrekken.  
• Gebruik software voor de automatisering van de informatieverzameling.

Wie: Primaire micro- of kleine marktdeelnemer 

• Wat moet je doen? 

Voor de vereenvoudigde informatieverplichting moet je óók zelf alle verplichte gegevens over het relevante product verzamelen.  

Denk aan productspecificaties zoals HS-code en productiedatum, gegevens van je afnemers, én bewijs dat het product ontbossingsvrij is en voldoet aan de lokale wetgeving.  

De vereenvoudiging zit in de geolocatie-eis: in plaats van exacte geocoördinaten mag je het postadres gebruiken van de percelen – of, in het geval van runderen, het etablissement - waar de relevante grondstoffen zijn geproduceerd. 

• Hoe doe je het? 

1. Zorg dat je voor elke relevante grondstof of elk relevant product een EUDR-formulier hebt waarin je alle vereiste informatie documenteert.  
2. Leg per perceel of etablissement het correcte postadres vast. Je mag ook de exacte geolocatie vastleggen, maar dat hoeft niet.  
3. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

Verplichting 2: Risicobeoordeling uitvoeren 

Het doel van de risicobeoordeling is om systematisch te bepalen of het risico op ontbossing of illegale productie verwaarloosbaar is. Verwaarloosbaar houdt in dat er “géén reden tot zorg is dat het product in strijd is met de EUDR”.  

Uit je risicobeoordeling volgt:  

Optie 1: Een verwaarloosbaar risico → je bent dan niet verplicht om risicobeperkende maatregelen te nemen; óf  

Optie 2: Een niet-verwaarloosbaar risico → je ben dan wél verplicht om risicobeperkende maatregelen nemen (zie verplichting 3). 

Wie: niet-MKB martkdeelnemers, MKB martkdeelnemers 

Voor jou zijn er twee opties, afhankelijk van het risiconiveau van het herkomstland: 

1. Hoog of standaard risicoland? → Volledige risicobeoordeling vereist 
2. Laag risicoland? → Vereenvoudigde risicobeoordeling volstaat (én je bent niet verplicht tot de risicomitigatie - verplichting 3) 

Check het risiconiveau van het herkomstland in het EUDR landenrisico-classificatiesysteem en ga naar de optie die voor jou van toepassing is:

Optie 1: Volledige risicobeoordeling bij ‘hoog of standaard risicoland’ 

• Wat moet je doen?  

Als het land van herkomst een “hoog of standaard risicoland” is moet je een volledige risicobeoordeling doen. Hiervoor verzamel je zelf alle vereiste gegevens, zoals de aanwezigheid van bossen en inheemse volkeren in het productieland en de complexiteit van de keten.  

Analyseer de gegevens en bepaal of er sprake is van een verwaarloosbaar risico. Je moet je conclusie kunnen onderbouwen met bewijs. 

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel alle vereiste risicobeoordelingsgegevens.  
2. Ontwikkel een vast format of scoringssysteem (bijvoorbeeld een interne GIRA-matrix) om de gegevens te analyseren en de risico’s consistent te beoordelen.  
3. Vul de verzamelde risicobeoordelingsgegevens in het scoringssysteem in en stel per productpartij vast of het risico verwaarloosbaar is. Onderbouw je conclusie met bewijs. Voeg hiervoor een aparte “conclusie-kolom” toe in je scoringssysteem. 
4. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tips:

• Voeg de vereiste EUDR-risicobeoordelingsgegevens toe aan je bestaande leveranciers beoordelingscriteria.
• Gebruik je HACCP/food fraud-analyse als sjabloon voor de EUDR-risicobeoordeling: Breid je bestaande risicoanalyse uit met een module voor EUDR-risico’s (bv. per grondstof of land) en gebruik dezelfde methodiek (risicomatrix, scorekaart, beheersmaatregelen).
• Gebruik software voor de automatisering van de risicobeoordelingsgegevensverzameling.

Optie 2: Vereenvoudigde risicobeoordeling bij ‘laag risicoland’ 

• Wat moet je doen?  

Als het land van herkomst een “laag risicoland” is, hoef je geen volledige risicobeoordeling te doen, mits je door middel van een vereenvoudigde risicobeoordeling kan bewijzen dat 

1. de toeleveringsketen niet complex is; 
2. er geen risico is op omzeiling van de regels of vermenging met producten van onbekende of risicovolle herkomst; en  
3. alle grondstoffen en producten afkomstig zijn uit landen (of delen daarvan) die als laag risico zijn aangemerkt. 

**Let op: Als je geen bewijs kan aanleveren voor één of meerdere van de criteria dan moet je wél een volledige risicobeoordeling doen. Hetzelfde geldt voor als er nieuwe risico's bekend worden.  

• Hoe doe je het? 

1. Breng in kaart waar je producten vandaan komen en controleer of ze volledig uit een laag-risicoland komen.  
2. Bewijs dat er geen risico is in de keten op vermenging of omzeiling, bijvoorbeeld door audits of bewijsstukken van je leverancier.  
3. Blijf alert op nieuwe risico’s. Stel hiervoor een interne procedure in. Als er nieuwe risico’s opduiken, moet je alsnog een volledige risicobeoordeling uitvoeren.  
4. Leg alle verzamelde (proces)gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Gebruik software voor de automatisering van de risicobeoordelingsgegevensverzameling.

Wie: primaire micro- of kleine marktdeelnemer 

• Wat moet je doen? 

Om aan de definitie van een primaire micro- of kleine marktdeelnemer te voldoen, moet je produceren in een laag-risicoland.  

Laag risicoland → Vereenvoudigde risicobeoordeling volstaat (én je bent niet verplicht tot de risicomitigatie - verplichting 3) 

Je hoeft geen volledige risicobeoordeling te doen, mits je door middel van een vereenvoudigde risicobeoordeling kan bewijzen dat 

• je toeleveringsketen niet complex is; 
• er geen risico is op omzeiling van de regels of vermenging met producten van onbekende of risicovolle herkomst; en  
• alle grondstoffen en producten afkomstig zijn uit het laag-risico land 

Let op: Als je geen bewijs kan aanleveren voor één of meerdere van de criteria dan moet je wél een volledige risicobeoordeling doen.  

• Hoe doe je het? 

1. Stel een bewijsstuk op voor elk van de eisen: omdat je zelf de producent bent, heb je direct inzicht in en controle over deze eisen.  
2. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Let op: Het is nog niet duidelijk in welke mate primaire micro- of kleine marktdeelnemers een risicobeoordeling moeten uitvoeren. In de EUDR staat dat de risicobeoordelingsplicht geldt voor ‘marktdeelnemers’, zonder een specifieke uitzondering voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers. Tegelijkertijd wordt in de 'overwegingen’ (de toelichtende inleiding, die niet juridisch bindend is) gesproken over een automatische risicobeoordeling via het EUDR-informatiesysteem (TRACES) voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers.  

Zodra de Europese Commissie hierover meer duidelijkheid geeft, passen wij dit blog aan. Tot die tijd adviseren wij om wel een vereenvoudigde risicobeoordeling uit te voeren.  

Verplichting 3: Risicobeperkende maatregelen nemen bij een niet-verwaarloosbaar risico 

Het doel van risicobeperkende maatregelen nemen is dat je een vastgesteld risico aantoonbaar terugbrengt tot een verwaarloosbaar niveau. Pas dan mag je een ZVV indienen. 

Wie: niet-MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen? 

Voor jou geldt een volledige risicobeperking. Je moet passende maatregelen nemen, een risicobeleid opstellen, een toezichthouder aanwijzen én een onafhankelijke controlefunctie voor je risicobeleid inrichten.  

• Hoe doe je het? 

1. Breng de oorzaak van het risico in kaart, gebruik hiervoor de GIRA-matrix van de risicobeoordeling.  
2. Kies passende maatregelen, zoals extra informatie opvragen, leveranciers trainen om wel aan de EUDR te kunnen voldoen, of overstappen naar een andere leverancier. Stel op basis hiervan een risicobeleid op.  
3. Wijs een toezichthouder aan en zorg dat er een onafhankelijke controle is voor het risicobeleid. 
4. Pas je beleid of leverancierskeuze aan als risico’s niet te mitigeren blijken. 
5. Voeg kolommen toe in de GIRA-matrix voor de risicobeperkingselementen: oorzaak identificatie, maatregel implementatie, maatregel effect. Vul deze kolommen in met de verzamelde gegevens. 
6. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Laat het EUDR-risicobeperkingsbeleid zoveel mogelijk aansluiten op je al bestaande voedselfraude beleid.  

Wie: MKB marktdeelnemers

• Wat moet je doen? 

Voor jou gelden bijna dezelfde verplichtingen als voor een niet-MKB Marktdeelnemers, met als enige verschil de vereenvoudiging dat jij geen toezichthouder en geen onafhankelijke controlefunctie van het risicobeleid hoeft te regelen.  

Wél moet je passende maatregelen nemen om het risico te verlagen én een duidelijk risicobeperkingbeleid en controles opstellen. 

• Hoe doe je het?  

1. Breng de oorzaak van het risico in kaart, gebruik hiervoor de GIRA-matrix van de risicobeoordeling.  
2. Kies passende maatregelen, zoals extra informatie opvragen, leveranciers trainen om wel aan de EUDR te kunnen voldoen, of overstappen naar een andere leverancier. Stel op basis hiervan een risicobeleid op. 
3. Pas je beleid of leverancierskeuze aan als risico’s niet te mitigeren blijken. 
4. Voeg kolommen toe in de GIRA-matrix voor de risicobeperkingselementen: oorzaak identificatie, maatregel implementatie, maatregel effect. Vul deze kolommen in met de verzamelde gegevens. 
5. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip:

• Laat het EUDR-risicobeperkingsbeleid zoveel mogelijk aansluiten op je al bestaande voedselfraude beleid. 
• Gebruik de Gebruik de beheersmaatregelen-methodiek van je HACCP/food fraud-analyse: correctieve maatregelen, aanvullende audits, leveranciersblokkering.

Verplichting 4: Een zorgvuldigheidsverklaring indienen 

Het doel van de ZVV is om formeel te registreren dat jouw product voldoet aan de EUDR. Zodra je voldoet aan de zorgvuldigheidseisen (door het uitvoeren van verplichting 1-3), vul je een ZVV in. Dit doe je in het centrale Europese EUDR Information System (via TRACES).  

Wie: niet-MKB marktdeelnemers, MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen? 

Jij bent verantwoordelijk voor het indienen van een volledige ZVV, waarvoor je de benodigde gegevens van verplichting 1-3 zélf hebt verzameld.  

• Hoe doe je het? 

1. Log in op het EUDR Information System (TRACES), start een nieuwe verklaring en selecteer jouw relevante product met HS-code. 
2. Vul alle vereiste informatie (verzameld in verplichting 1) in en bevestig dat je het zorgvuldigheidstelsel hebt uitgevoerd conform aan de EUDR-vereisten (hier voldoe je aan als je verplichting 2 en, indien nodig, 3 hebt uitgevoerd) 
3. Dien de verklaring in, bewaar het bewijs met het unieke referentie- en verificatienummer en koppel deze intern in je productinformatiesysteem op artikelniveau (zoals beschreven in de Algemene documentatiestappen). 
4. Zorg dat de referentienummers digitaal beschikbaar zijn voor de douane en downstream klanten.  

**Tip: Hoe stap 1 & 2 er precies uitzien in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk van start tot minuut 4:35). En voeg het referentienummer eventueel ook toe op de palletbon, zodat traceerbaarheid bij fysieke controles sneller en eenvoudiger verloopt. 

Wie: Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen?  

Je moet een eigen ZVV indienen, maar je kunt refereren naar de upstream ZVV. De geolocatie-informatie hoef je niet te vermelden in je eigen ZVV, indien deze informatie beschikbaar is in de upstream ZVV. 

• Hoe moet je het doen? 

1. Log in op het EUDR Information System (TRACES), start een nieuwe verklaring en selecteer jouw relevante product met HS-code. 
2. Vul alle vereiste informatie (verzameld in verplichting 1) in en bevestig dat je het zorgvuldigheidstelsel hebt uitgevoerd conform aan de EUDR-vereisten (hier voldoe je aan als je verplichting 2 en, indien nodig, 3 hebt uitgevoerd) 
3. Dien de verklaring in, bewaar het bewijs met het unieke referentie- en verificatienummer en koppel deze intern in je productinformatiesysteem op artikelniveau (zoals beschreven in de Algemene documentatiestappen). 
4. Zorg dat de referentienummers digitaal beschikbaar zijn voor de douane en downstream klanten.  

**Tip: Hoe het zorgvuldigheidsverklaringsformulier (stap 1 & 2) er precies uitziet in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk van start tot minuut 4:35). En voeg het referentienummer eventueel ook toe op de palletbon, zodat traceerbaarheid bij fysieke controles sneller en eenvoudiger verloopt. 

Wie: primaire micro- of kleine marktdeelnemer 

• Wat moet je doen? 

Jij hoeft géén volledige zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. In plaats daarvan moet je een eenmalige aangifte indienen. 

De volledige lijst van vereiste gegevens voor de risicobeoordeling vind je in onze EUDR Guide of in de EUDR. 

• Hoe moet je het doen? 

1. Log in op het EUDR Information System (TRACES), start een nieuwe verklaring en selecteer jouw relevante product met HS-code**
2. Vul alle vereiste informatie (verzameld in verplichting 1) in en bevestig dat je het zorgvuligheid hebt uitgevoerd conform aan de EUDR-vereisten**
3. Dien de aangifte in, bewaar en koppel het aangifte-identificatienummeren intern in je productinformatiesysteem op artikelniveau (zoals beschreven in de Algemene documentatiestappen).
4. Zorg dat het aangifte-identificatienummer digitaal beschikbaar is voor de douane en de eerste downstream klanten.

**Let op: Hoe je de vereenvoudigde aangifte precies indient in TRACES, wordt nog verduidelijkt in de technische updates die de Europese Commissie uiterlijk 30 april 2026 publiceert. Wél is al duidelijk welke informatie in de aangifte moet worden opgenomen. 

Verplichting 5: Intern zorgvuldigheidsstelsel opzetten en onderhouden 

Het voldoen aan de EUDR is geen eenmalige taak. Om aan de EUDR-verplichtingen te voldoen, is het van belang om een zorgvuldigheidsstelsel te hebben en onderhouden. Het doel van zo'n intern systeem is dat je: 

• Alle EUDR-verplichtingen systematisch uitvoert; 
• Continu kunt aantonen dat je EUDR-conform werkt; en  
• Goed voorbereid bent op inspecties en audits. 

Wie: niet-MKB marktdeelnemers, MKB marktdeelnemers, primaire micro- en kleine marktdeelnemers**  

• Wat moet je doen? 

De EUDR schrijft niet exact voor hoe een intern zorgvuldigheidsstelsel eruit moet zien, alleen dát je er één moet hebben en dat dit jaarlijks moet worden geëvalueerd.   

In de praktijk komt het erop neer dat je vier elementen moet borgen: duidelijke interne procedures, toegewezen verantwoordelijkheden, een traceersysteem dat relevante producten herleidbaar maakt, én een mechanisme om het stelsel te bewaken en periodiek aan te passen.   

Hiermee zorg je dat je zowel zorgvuldigheid structureel borgt. 

** Nuance zorgvuldigheidsstelsel voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers 

Je produceert zelf in een laag-risicoland. Daardoor liggen de relevante informatie en de risico’s waarop het zorgvuldigheidsstelsel is gericht veel dichter bij je eigen bedrijfsvoering. Dat is wezenlijk anders dan bij bedrijven die bijvoorbeeld chocolade importeren en verder van de oorspronkelijke productie af staan. 

Als primaire micro- of kleine marktdeelnemer heb je daarom in de praktijk een eenvoudiger zorgvuldigheidsstelsel nodig. Let op: dit staat niet expliciet zo in de EUDR; het is onze interpretatie van hoe de zorgvuldigheidsverplichtingen in de praktijk zullen uitwerken.   

• Hoe doe je het? 

1. Bepaal de scope van je zorgvuldigheidssysteem: welk van je producten zijn EUDR-plichtig; welke scenario's zijn van toepassing; welke landen leveranciers en productlocaties zijn betrokken? 
2. Wijs verantwoordelijkheden toe (bijv. compliance officer, QA, inkoop) en leg vast wie welke EUDR-taken uitvoert. 
3. Integreer alle EUDR-taken - zoals informatieverzameling, verificatie, risicobeoordeling en indiening - in je bestaande kwaliteitsprocessen. Leg voor elke EUDR-verplichting de procedure vast in je handboek en borg de uitvoering met interne controles en trainingen voor medewerkers. 
4. Richt een traceerbaarheidssysteem in waarmee elke productbatch gekoppeld is aan de juiste EUDR-gegevens en herleidbaar blijft tot de bron. Zie hiervoor de “Algemene integratie- en documentatiestappen”. 
5. Zorg voor continuïteit door back-ups en kennisdeling, zodat naleving doorgaat bij ziekte of verloop van personeel. 

Verplichting 6: Jaarlijkse evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel 

Het doel van de jaarlijkse evaluatie is om te controleren of je zorgvuldigheidsstelsel nog volledig en effectief is. Nieuwe risico’s, veranderingen in je keten of updates in wet- en regelgeving moeten hierin worden meegenomen. 

Wie: Wie: niet-MKB marktdeelnemers, MKB marktdeelnemers, primaire micro- en kleine marktdeelnemers** 

• Wat moet je doen?  

Voor de evaluatieverplichting voer je jaarlijkse een formeel vastgelegde evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel uit. Hierbij moet je rekening houden met nieuwe ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op je zorgvuldigheidsstelsel. 

** Nuance zorgvuldigheidsstelselevaluatie voor primaire micro- of kleine marktdeelnemers 

Zoals eerder toegelicht bij verpichting 5, zal jij als primaire micro- of kleine marktdeelnemer in de praktijk een eenvoudiger zorgvuldigheidsstelsel hebben. Ook de jaarlijkse evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel zal daardoor in de praktijk beperkter en overzichtelijker zijn. 

• Hoe doe je het? 

1. Plan jaarlijks een evaluatiemoment  
2. Bekijk of er risico’s, leveranciers of problemen zijn geweest en beoordeel of het zorgvuldigheidsstelsel effectief heeft gewerkt.  
3. Beoordeel ook of er nieuwe ontwikkelingen zijn om rekening mee te houden. 
4. Stel je zorgvuldigheidsstelsel bij op basis van de evaluatie.  
5. Informeer interne afdelingen en leveranciers over de aanpassingen en bevindingen. 
6. Leg in een interne evaluatierapportage vast welke bijstellingen van het stelsel zijn uitgevoerd, bewaar dit document in je centrale EUDR-opslagsysteem voor minimaal 5 jaar.  

**Tip: Voeg controle op je zorgvuldigheidsstelsel toe aan je interne auditschema en voeg het jaarlijkse evaluatiemoment toe aan de agenda van je jaarlijkse Management Review.

Verplichting 7: Jaarlijkse openbare rapportage 

Het doel van de jaarlijkse openbare rapportage is om transparantie over de wijze van EUDR-naleving te garanderen. 

Wie: niet-MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen?  

Voor de rapportageplicht moet je jaarlijks een openbare rapportage opstellen.  

In dit verslag beschrijf je minimaal welke stappen je hebt genomen om aan de zorgvuldigheidseisen (verplichtingen 1 t/m 3) te voldoen.  

Daarnaast rapporteer je de basisproductgegevens (beschrijving, hoeveelheid en land van herkomst).  

Ook vermeld je de conclusie van je risicobeoordeling, de eventuele risicobeperkende maatregelen die je hebt uitgevoerd, en indien relevant, het proces van raadpleging van inheemse volkeren of lokale gemeenschappen over het gebruik van het land. 

• Hoe doe je het? 

1. Kies een vast rapportagemoment 
2. Verzamel gegevens over de uitgevoerde ZVV’en , uitgevoerde stappen om aan verplichting 1-3 te voldoen, vastgestelde risico’s, genomen maatregelen en verbeterpunten.  
3. Stel een duidelijk en gestructureerd rapport op en publiceer het op een toegankelijke plek, bijvoorbeeld de bedrijfswebsite.  
4. Bewaar de jaarlijkse rapportage ook in je centrale EUDR-opslagsysteem voor minimaal 5 jaar. 

**Tip: Laat het rapportagemoment aansluiten op het jaarlijkse evaluatiemoment (verplichting 6).  

Verplichting 8: Documentatieplicht  

De documentatieplicht houdt in dat je alle EUDR-gerelateerde gegevens bewaart voor minimaal 5 jaar. De gegevens moeten bij een controle van autoriteiten direct toegankelijk zijn. 

Wie: niet-MKB marktdeelnemers, MKB marktdeelnemers, primaire micro- en kleine marktdeelnemers 

• Wat moet je doen? 

Voor de volledige documentatieplicht documenteer je álle EUDR-gegevens (bewijsstukken, informatiegegevens, contracten, procesbeschrijvingen, etc.) die je hebt verzameld tijdens de uitvoering van jouw verplichtingen.  

• Hoe doe je het? 

1. Voer de algemene documentatiestappen uit als basis: Stel een centraal opslagsysteem op, stel EUDR-formulieren op etc.  
2. Zorg voor versiebeheer en beveiliging van documenten.  
3. Maak een overzicht van bewaartermijnen en verantwoordelijkheden.  
4. Voer een jaarlijks check uit op volledigheid en leesbaarheid van je archief  

**Tip: Als GFSI-gecertificeerde bedrijven heb je al een procedure waarbij de opslag en bewaartermijn aangegeven worden; integreer de EUDR-gegevens en bewaartermijn hierin. 

Verplichting 9: Communicatieplicht   

Het doel van de communicatieplicht is dat leveranciers EUDR-gegevens doorgeven aan afnemers zodat traceerbaarheid in de keten en naleving van de EUDR geborgd zijn. 

Wie: niet-MKB marktdeelnemers, MKB marktdeelnemers, primaire micro- en kleine marktdeelnemers   

• Wat moet je doen?  

Voor de communicatieplicht moét je ZVV-referentienummers of aangifte-identificatienummers doorgeven aan je directe afnemers.   

Daarnaast kún je ook nog onderliggende EUDR-gegevens doorgeven.  

**Let op: In het geval dat er een hoog risico is of signalen zijn dat jij als marktdeelnemer niet voldoet aan de EUDR, kunnen afnemers in het kader van hun verificatiestappen vragen om inzage in onderliggende EUDR-gegevens, zoals bewijsstukken. Voor je afnemer is vertrouwen cruciaal: zij moeten erop kunnen rekenen dat jij de zorgvuldigheid correct hebt uitgevoerd. Zorg er daarom voor dat je transparant communiceert over je zorgvuldigheidsstelsel en bereid bent om onderliggende gegevens te delen wanneer je afnemer hierom vraagt. 

• Hoe doe je het?  

1. Verstrek het referentie- en verificatienummer van de ZVV bij elke batch die je levert. 
2. Zorg dat onderliggende EUDR-gegevens toegankelijk gemaakt kunnen worden indien je afnemer hiernaar vraagt. 
3. Leg het bewijs van communicatie vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Zorg dat je een hoge betrouwbaarheid laat zien, zodat er geen reden is voor de afnemer om naast het ZVV-referentienummers of aangifte-identificatienummers nog andere onderliggende EUDR-gegevens uit te vragen en te verifiëren. 

Verplichtingen downstreammarktdeelnemers en handelaren 

Verplichting 1: Informatieverplichting 

Wie: niet-MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren, MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren 

• Wat moet je doen? 

Jij moet de volgende gegevens verzamelen: Naam, handelsnaam, postadres, e-mailadres en (indien beschikbaar) website van je leverancier(s) én van je klant(en). 

Indien je de eerste downstreammarktdeelnemer of handelaar bent, verzamel je ook het ZVV-referentienummer of aangiftenummer  

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel de leverancier- en klantgegevens. Deze heb je in de praktijk al in je ERP of CRM-systeem, voer de algemene EUDR-integratiestappen uit. 
2. Indien van toepassing: Zorg dat je het ZVV-referentienummer of aangiftenummer van je leverancier (de marktdeelnemer) krijgt, voer de algemene EUDR-integratiestappen uit. 
3. Voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

Verplichting 2: Registratieverplichting 

Wie: niet-MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren. 

• Wat moet je doen? 

Je moet je registreren in TRACES (het Europese EUDR-informatiesysteem). 

• Hoe doe je het? 

Deze verplichting is nieuw toegevoegd via de wetswijziging. De exacte stappen van het registratieproces wordt nog verder technisch uitgewerkt door de Europese Commissie. Zodra hier een publicatie over is, zullen we de update toevoegen aan het blog.  

Verplichting 3: Meldplicht  

Wie: niet-MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren. MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren 

• Wat moet je doen? 

Als jij concrete aanwijzingen of relevante informatie ontvangt dat een product dat jij al op de markt hebt gebracht mogelijk niet voldoet aan de EUDR, dan moet je: 

1. Dit onmiddellijk melden aan de bevoegde autoriteit in de lidstaat waar het product op de markt is gebracht. 
2. Je directe afnemers (downstreampartijen) informeren. 

Gaat het om export? Dan meld je dit bij de bevoegde autoriteit van de lidstaat van waaruit het product wordt uitgevoerd. 

• Hoe doe je het?  

1. Voer de algemene EUDR-integratiestappen uit, zodat leverancier- en klantinformatie gekoppeld zijn aan je relevante producten. Zo kun je bij een risicosignaal van een specifieke leverancier direct achterhalen om welke productpartijen het gaat. 
2. Stel een interne procedure op voor dit risicoscenario: Wijs een verantwoordelijke aan voor de beoordeling van signalen en het informeren van autoriteiten & klanten.  

**Tip: Integreer stap 2 in je bestaande kwaliteitsysteemprocedures voor correctieve maatregelen, aanvullende audits en leveranciersblokkeringen 

Verplichting 4: Verificatieplicht 

Wie: niet-MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren 

• Wat moet je doen? 

Als jij concrete aanwijzingen of relevante informatie ontvangt dat een product dat jij al op de markt hebt gebracht mogelijk niet voldoet aan de EUDR, dan moet je: 

Als jij vóór verkoop of export informatie concrete aanwijzingen of relevante informatie ontvangt dat het product mogelijk niet voldoet, dan moet je: 

1. Direct melden aan de bevoegde autoriteit. 
2. Én controleren of (1) de vereiste zorgvuldigheid is uitgevoerd en (2) er geen of slechts een verwaarloosbaar risico is vastgesteld.  

Je mag het product niet verkopen of exporteren, tenzij uit je controle blijkt dat er geen of een verwaarloosbaar risico is. 

**Let op: In de EUDR-wetswijziging staat dat downstreammarktdeelnemers en handelaren niet verplicht mogen worden te controleren of passende zorgvuldigheid is uitgevoerd. Op basis hiervan gaan wij ervanuit dat een actieve risicobeoordeling van leveranciers alléén nodig is bij concrete signalen op niet-naleving. De Europese Commissie heeft aangegeven dat zij de zorgvuldigheidsverplichtingen voor downstreammarktdeelnemers en handelaren nog zal verduidelijken. Zodra hier een update over is zullen wij het verwerken in dit blog.

• Hoe doe je het? 

1. Voer de algemene integratiestappen uit, zodat leverancier- en klantinformatie gekoppeld zijn aan je relevante producten. Zo kun je bij een risicosignaal van een specifieke leverancier direct achterhalen om welke productpartijen het gaat. 
2. Stel een interne procedure op voor dit risicoscenario: Wijs een verantwoordelijke aan voor beoordeling van signalen, het informeren van autoriteiten en het uitvoeren van de verificatie. 
3. Voor de verificatie: vraag aanvullende informatie op bij je leverancier (informatie-, risicobeoordeling- en eventuele risicobeperkende maatregelen gegevens). Beoordeel of de onderliggende informatie EUDR-conform is. 
4. Documenteer je beoordeling en conclusie volgens de algemene documentatiestappen. 

**Tip: Integreer stap 2 in je bestaande kwaliteitsysteemprocedures voor correctieve maatregelen, aanvullende audits en leveranciersblokkeringen 

Verplichting 5: Documentatieplicht  

Wie: niet-MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren. MKB downstreammarktdeelnemers en handelaren 

• Wat moet je doen? 

Je moet de leverancier- en klantgegevens (verzameld bij verplichting 1) minimaal 5 jaar bewaren. 

• Hoe doe je het? 

1. Voer de Algemene documentatiestappen uit als basis: 
2. Zorg voor versiebeheer en beveiliging van documenten.  
3. Maak een overzicht van bewaartermijnen en verantwoordelijkheden.  
4. Voer een jaarlijks check uit op volledigheid en leesbaarheid van je archief  

**Tip: Als GFSI-gecertificeerde bedrijven heb je al een procedure waarbij de opslag en bewaartermijn aangegeven worden; integreer de EUDR-gegevens en bewaartermijn hierin.  

Vervolgstappen - kickstart van jouw EUDR-traject  

Moet jij aan de slag met de EUDR? Volg deze checklist om sterk te starten: 

1. Scenario check: bepaal welke producten onder de EUDR vallen en in welk scenario (herhaling uit Deel 1).  
2. Verplichtingen check: breng in kaart welke van de verplichtingen voor jou gelden en in welke mate.  
3. Integreer slim: voer de Algemene integratiestappen uit, zoals het toevoegen van EUDR-kolommen in je productinformatiesysteem op artikelniveau en het opstellen van EUDR-formulieren.  
4. Documenteer nauwkeurig: voer de Algemene documentatiestappen uit, zoals het opzetten van een centraal opslag- en beheersysteem.   
5. Vraag tijdig informatie op:   

• Ben je marktdeelnemer, vraag dan alle vereiste gegevens tijdig op bij je niet-EU leverancier, het verzamelen van deze gegevens kan veel tijd kosten. Val je onder de subcategorie primaire micro- of kleine marktdeelnemer, zorg dan dat je deze gegeven als grondstoffenproducent zelf tijdig vastlegt. 
• Ben je downstreammarktdeelnemer of handelaar, toets in je keten of je leveranciers EUDR-conform zijn – of daar actief mee bezig zijn. Zo voorkom je dat je vlak voor de ingang moet wisselen van leverancier. 

Vragen?

Heb je nog vragen over de EUDR- of weet je niet zeker waar je moet beginnen? Neem gerust contact op met onze specialisten.

Bronnen 

• EUDR European Information System User guide 
• EUDR wetgeving 
• EUDR GeoJson beschrijving 
• Europese Union Green forum  
• EUDR Compliance 
• EUDR FAQs 
• EUDR Factsheet SMEs 
• NVWA