EUDR Gids – Deel 2: Stap voor stap door je EUDR verplichtingen 

Tip: Is de EUDR nog helemaal nieuw voor je en weet je nog niet welk EUDR-scenario voor jou geldt? Lees dan eerst Deel 1 van de EUDR Gids. 

De EUDR voelt al snel complex: hoe houd je het overzicht, welke stappen moet je zetten en hoe voorkom je onnodig werk?  

In deze uitgebreide gids, leggen we uit welke inhoudelijke criteria bij elke verplichting horen én hoe je deze vertaalt naar praktische acties per scenario.

Hiermee leg je de basis voor een overzichtelijke en uitvoerbare EUDR-aanpak - oók als je met meerdere productgroepen en scenario’s te maken hebt. 

**Update 23 september 2025: Mogelijk EUDR vertraging vanuit Europese Commissie.

De Europese Commissie bespreekt mogelijk uitstel van de EUDR, maar dit is nog niet definitief.

Onze tip: Wél of geen uitstel, zet alvast de eerste stappen voor je interne EUDR-aanpak. De EUDR is geen eenmalige checklist die je op het laatste moment afvinkt. Het vraagt om tijdige informatieverzameling en interne processen.

Hoe eerder je begint, hoe meer grip je hebt – en hoe kleiner de kans is dat je straks achter de feiten aanloopt. 

Opfrisser: De 6 EUDR scenario's

In Deel 1 van onze EUDR Gids lees je wanneer jouw product onder de EUDR valt en zo ja, welk EUDR scenario daarbij hoort. We introduceerden zes EUDR scenario’s – elk met een eigen workload en set van verplichtingen. Aan de hand van een aantal criteria kan je bepalen welk scenario van toepassing is op jouw relevante product. 

Kort samengevat: 

De 6 EUDR-scenario’s worden bepaald door vier kernfactoren: 

1. HS-code: Valt je ingekochte en/of geproduceerde grondstof of product onder de EUDR?  
2. Rol in de markt: ben je marktdeelnemer of handelaar?  
3. Plaats in de keten (alleen relevant voor marktdeelnemers): zit je upstream of downstream?  
4. Bedrijfsgrootte: Ben je MKB of niet-MKB?  

Deze factoren kunnen verschillen per relevante productgroep. Je kunt voor het ene product bijvoorbeeld een upstream marktdeelnemer zijn, terwijl je voor het andere een handelaar bent. 

Uit deze kernfactoren volgen 6 EUDR-scenario's:  

1. Upstream niet-MKB marktdeelnemers  
2. Upstream MKB marktdeelnemers  
3. Downstream niet-MKB marktdeelnemers  
4. Downstream MKB markdeelnemer  
5. Niet-MKB handelaren   
6. MKB handelaren   

In de beslisboom van Deel 1 kun je aflezen welk EUDR-scenario voor jou geldt.

Wat zijn de 9 EUDR verplichtingen?

De EUDR introduceert in totaal negen verplichtingen: 

1. Informatie verzamelen  
2. Risicobeoordeling uitvoeren  
3. Risicobeperkende maatregelen nemen  
4. Zorgvuldigheidsverklaring (hierna: ZVV) indienen  
5. Interne borging van zorgvuldigheidsstelsel  
6. Jaarlijkse evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel 
7. Jaarlijkse rapportage opstellen 
8. Documentatieplicht 
9. Communicatieplicht 

Welk van deze verplichtingen voor jou van toepassing zijn én in welke mate, hangt af van het EUDR-scenario dat voor jou geldt. Zie het overzicht hieronder:

**Let op: De lichtere verplichtingen voor downstream marktdeelnemers en handelaren (MKB en niet-MKB) staan onder de voorwaarde dat jouw productpartij al valt onder een upstream ZVV.

Je leverancier is verplicht het referentienummer van de ZVV met jou te delen. Maar zolang de verklaring ontbreekt, mag je het product niét verhandelen.

Kun- of wil je niet wachten de upstream ZVV, dan gelden voor jou dus dezelfde verplichtingen als voor upstream (niet-)MKB marktdeelnemers. 

Kernbegrippen: zorgvuldigheid, het zorgvuldigheidsstelsel en de zorgvuldigheidsverklaring 

De EUDR-verplichtingen vallen onder drie centrale begrippen: zorgvuldigheid, het zorgvuldigheidsstelsel en de zorgvuldigheidsverklaring. 

Wat is zorgvuldigheid?   

Zorgvuldigheid (due diligence) betekent dat je actief onderzoekt en aantoont dat jouw product aan de EUDR voldoet. Kortom; dat je product ontbossingsvrij is en voldoet aan de wetgeving van het land van productie.  

De zorgvuldigheidseisen zijn: informatie verzamelen, een risicobeoordeling uitvoeren en, indien nodig, risicobeperkende maatregelen uitvoeren.  

Wat is een zorgvuldigheidstelsel?   

Het zorgvuldigheidsstelsel (due diligence system, zorgvuldigheidssysteem) is het interne systeem waarmee je zorgvuldigheid uitvoert en borgt. Het is dus het proces dat ervoor zorgt dat je alle EUDR-verplichtingen steeds gestructureerd uitvoert, bijhoudt én kunt aantonen hoe je dit hebt gedaan. 

Het zorgvuldigheidsstelsel kan worden opgedeeld in twee onderdelen: 

1) De inhoud (komt overeen met de zorgvuldigheidseisen): 

Dit zijn EUDR-verplichting 1, 2 en 3:

1. informatie verzamelen, 
2. een risicobeoordeling uitvoeren, 
3. maatregelen nemen (als er een niet-verwaarloosbaar risico is vastgesteld). 

2) Het proces (hoe je alles omtrent de EUDR organiseert en onderhoudt): 
Dit gaat over het opzetten, toepassen en onderhouden van je zorgvuldigheidsstelsel.  

Daarbij horen de zes overige EUDR-verplichtingen: het indienen van een ZVV, het jaarlijks evalueren en bijstellen van je stelsel, communiceren van informatie aan afnemers, documentatie bijhouden én openbaar rapporteren.

Wat is een zorgvuldigheidsverklaring?   

Met een zorgvuldigheidsverklaring (due diligence statement, DDS, ZVV) lever je bewijs dat je zorgvuldigheid hebt uitgevoerd en bevestig je dat jouw product geen risico vormt voor ontbossing. Deze formele registratie dien je in via het standaardformat in Traces Hierin:  

• leg je de verzamelde vereiste informatie vast; 
• verklaar je dat je de risicobeoordeling hebt uitgevoerd (inclusief eventuele risicobeperkende maatregelen) en; 
• bevestig je dat er geen of slechts een verwaarloosbaar risico is dat je product in strijd is met de EUDR. 

Hoe het format en de onderdelen er precies uitziet, lees je in deze Handleiding bij 2.1 'Onderdelen van de zorgvuldigheidsverklaring'.

Na indiening krijg je een referentienummer dat je gebruikt in je douaneaangiftes, doorgeeft aan afnemers én minstens vijf jaar bewaart samen met de onderliggende informatie.  

Wanneer moet je een zorgvuldigheidsverklaring indienen? 

Je moet een zorgvuldigheidsverklaring (*ZVV) indienen vóórdat je een relevant product op de EU-markt brengt, verhandelt of exporteert. Een ZVV is maximaal één jaar geldig.

Je stelt een ZVV op per (1) relevante productpartij én per (2) activiteit (invoer, uitvoer, binnenlandse productie of handelaar).

1. Per productpartij

Eén productpartij bestaat uit producten van dezelfde geolocatie(s) (productiepercelen), dezelfde productieperiode en met een vaste hoeveelheid. 

Dus: Wanneer er een nieuwe oogst, extra percelen of meer volume dan opgegeven bijkomt, ontstaat een nieuwe productpartij en moet je dan een nieuwe ZVV indienen.

Verstuur je dezelfde productpartij in meerdere zendingen? Dan mag je voor die zendingen dezelfde ZVV gebruiken, zolang de producten afkomstig zijn van dezelfde geolocatie en productieperiode, en de totale opgegeven hoeveelheid van de ZVV nog niet is overschreden.

Bijvoorbeeld: Een Nederlandse koffierooster koopt het hele jaar koffiebonen van één Ethiopische coöperatie die steeds dezelfde productiepercelen gebruikt. De coöperatie heeft twee oogsten: januari (productpartij A) en juni (productpartij B).

• Voor de januarioogst maakt de koffierooster ZVV A, met daarin de totale hoeveelheid die hij dat jaar uit die oogst invoert. De zendingen komen in februari en maart binnen, en bij beide invoeren gebruikt hij ZVV A, omdat ze uit dezelfde geolocatie en productieperiode komen.
• In juli ontvangt hij bonen van de junioogst. Omdat dit een nieuwe productieperiode is, heeftt hij hiervoor ZVV B aangemaakt. De zorgvuldigheid moet daarbij opnieuw worden uitgevoerd of geactualiseerd. Hij mag in ZVV B voor de geolocatiegegevens wel verwijzen naar ZVV A, omdat de productiepercelen hetzelfde zijn. Ook deze junioogst mag hij in meerdere zendingen invoeren onder ZVV B, zolang het binnen de opgegeven hoeveelheid en binnen hetzelfde jaar blijft.

Er zijn twee typen productpartijen: de risicogrondstofpartij en de eindproductpartij

FAQ: Hoe werkt een ZVV voor samengestelde productpartijen?

A. Samengestelde productpartij met verschillende risicogrondstofsoorten
In je ZVV richt je je op de hoofdrisicogrondstof die in Annex I van de EUDR staat. Bijvoorbeeld: Voor een productpartij chocoladekoekjes geef je in je ZVV de grondstof cacao aan.

B. Samengestelde productpartij met meerdere risicogrondstoffen van dezelfde soort
In je ZVV neem je alle gebruikte grondstoffen van die soort op, mét bijbehorende specifieke geolocaties. Bijvoorbeeld: Voor een houten stoel gemaakt van teakhout en eikenhout, neem je beide houtpartijen op in je ZVV, met de bijbehorende geolocaties.

FAQ: Hoe werkt een ZVV voor bulkproductpartijen?

• Bulkproductpartijen vallen onder samengestelde productpartij type B: je moet dus alle grondstoffen aangeven en bijbehorende geolocaties traceren.
• Normaal gesproken moeten de opgegeven geolocaties in de ZVV exact overeenkomen met de productiepercelen van de productpartij. Maar voor bulkproducten mag je extra percelen opgeven. Dit heet “declaration in excess”. Dit mag alleen als: de bulkpartij volledig traceerbaar is tot de productiepercelen, er geen vermenging is met producten van onbekende herkomst, én alle productiepercelen aantoonbaar compliant zijn met de EUDR. Zie FAQ 1.18.
• Als producten uit meerdere herkomstlocaties samen in één silo of tank terechtkomen, moet je in je ZVV de productiepercelen opgeven van alle grondstoffen die er sinds de laatste volledige lediging in zijn gegaan. Is de silo niet vaak leeg? Dan moet je de geolocaties opgeven tot minimaal 200% van de silo-inhoud (dus ook van eerdere productpartijen) - indien je met een FIFO-systeem werkt. Dit geldt ook voor andere opslagvormen zoals tanks of andere doorlopende productielijnen. Zie FAQ 1.17.

2. Zorgvuldigheidsverklaring per activiteit 

Elke activiteit (marktrol) vereist ook een eigen ZVV. Voer je meerdere activiteiten uit, dan moet je per activiteit een aparte verklaring indienen.  

De activiteit die je in de ZVV selecteert, sluit aan bij de EUDR-scenario’s. Je kunt te maken hebben met meerdere activiteiten - ofwel een dubbelrol - omdat je verschillende relevante producten verwerkt (bijv. chocola én koffie), of omdat je voor één productsoort meerdere activiteiten (marktrollen) uitvoert (bijv. invoer van grondstoffen én productie van eindproduct). 

Bijvoorbeeld: Een Franse chocoladeproducent importeert zelf cacao uit Indonesië. Voor de ingevoerde risicogrondstofpartij cacao (activiteit: invoer, scenario: upstream marktdeelnemer) stelt de producent ZVV A op. Voor de eindproductpartij chocola die van deze cacaopartij is gemaakt (activiteit: binnenlandse productie, scenario: downstream marktdeelnemer), stelt de producent ZVV B op. 

EUDR Basis stappenplan: Integratie en documentatie 

Voordat we de specifieke eisen en stappenplannen per verplichting doorlopen, is het handig om een basisaanpak voor de EUDR vast te leggen.

Met als doel de EUDR-verplichtingen onderdeel te maken van je bestaande kwaliteitssystemen én zo te borgen dat alle EUDR-gegevens structureel en overzichtelijk worden beheerd.  

Hiervoor hebben we twee basis stappenplannen opgesteld: één voor integratie en één voor documentatie. 

De Algemene integratiestappen:  

1. Breng in kaart welke producten onder de EUDR vallen en bepaal per product het juiste scenario. 
2. Voeg in je productinformatiesysteem (bijv. ERP) een vaste kolom toe op artikelniveau: “EUDR-plichtig: ja/nee”. Zo creëer je een overzicht van welke producten onder de EUDR vallen.  
3. Als meerdere scenario’s voor jouw bedrijf gelden, voeg een tweede kolom toe, bijvoorbeeld “EUDR-scenario”, met vaste waarden (bijv. Scenario 1, 2 of 3). Zo creëer je een overzicht van de specifieke verplichtingen die per relevante productgroep gelden. 
4. Stel in je kwaliteitshandboek een EUDR-formulier op voor elk scenario dat voor jouw bedrijf relevant is. Hierin neem je de inhoudseisen van alle bijbehorende verplichtingen op als verplichte invulvelden. 
5. Koppel de EUDR-formulieren aan je productinformatiesysteem op artikelniveau (bijv. via de kolommen van stap 2 en 3 of een aparte kolom). Zo borg je dat per relevant product de juiste gegevens worden ingevuld. 
6. Koppel ook de referentienummers van ingediende ZVVen aan je productinformatiesysteem op artikelniveau, zodat traceerbaarheid gewaarborgd is.

De Algemene documentatiestappen 

1. Stel een centraal opslag- en beheersysteem op voor alle EUDR-gegevens.  
2. Documenteer alle verzamelde informatie in het EUDR-formulier. Verwijs waar nodig naar ondersteunende documenten (zoals contracten, vergunningen of auditrapporten) en voeg links of bijlagen toe. Zorg dat deze koppelingen minimaal 5 jaar intact blijven. 
3. Maak in het centrale opslagsysteem mappen aan voor “jaarlijkse” EUDR-gegevens, zoals voor de jaarlijkse zorgvuldigheidsstelsel evaluatie en de jaarlijkse openbare rapportage. Documenteer de jaarlijkse gegevens op deze wijze. 
4. Koppel op artikelniveau de ingevulde EUDR-formulieren aan je product- of batchnummers.  
5. Koppel ook de referentienummers van ingevulde ZVVen aan je relevante product- of batchnummers, zodat het onderdeel wordt van de traceerinformatie. 
6. Archiveer alle ingevulde EUDR-formulieren en overige EUDR-gegevens minimaal vijf jaar. Zorg ook dat de gegevens snel en compleet beschikbaar zijn bij een controleverzoek van autoriteiten. 

**Let op: Downstream MKB marktdeelnemers en MKB-handelaren hoeven alleen de referentienummers en leverancier- en afnemergegevens vast te leggen. Voor deze twee scenario's is het opstellen van uitgebreide EUDR-formulieren niet nodig. Sla integratiestappen 4 en 5 en documentatiestappen 2 en 3 over. 

**Tip: Laat EUDR-verplichtingen aan te laten sluiten bij je al bestaande kwaliteitsprocessen. Zo benut je bestaande kennis en systemen binnen je organisatie en creëer je een robuust, geïntegreerd compliance-systeem.  

Stap voor stap door de 9 EUDR-verplichtingen 

Dit onderdeel bevat informatie voor alle verplichtingen en scenario's. Afhankelijk van jouw scenario, gelden niet alle 9 verplichtingen voor jou. Om snel naar de voor jou relevante verplichtingen en informatie te navigeren, volg deze stappen: 

0. Check in de afbeelding hieronder welke verplichtingen voor jou gelden. 

1. Scroll naar de verplichtingen die gelden voor jouw scenario('s) 
2. Lees eerst de korte algemene uitleg van de verplichting 
3. Ga daarna naar het “Wie” kopje waarin jouw scenario is genoemd 
4. Hier vind je jouw scenario-specifieke “Wat” en “Hoe”: 

“Wat moet je doen?”: lees hier jouw specifieke verplichting (bijvoorbeeld of voor jou een volledige of vereenvoudigde verplichting geldt) én welke EUDR-gegevens je hiervoor moet verzamelen 

“Hoe doe je het?”: lees hier het bijbehorende stappenplan dat uitlegt hoe je met de verplichting aan de slag kunt. 

Herhaal dit per verplichting.

Verplichting 1: Informatieverplichting 

Het doel van de informatieverplichting is dat je voor elk relevant product een volledig dossier hebt met productgegevens over herkomst en legaliteit.  

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen?  

Voor de volledige informatieverplichting verzamel je zelf alle verplichte gegevens over het relevante product.  

Denk aan productspecificaties zoals HS-code en productiedatum, geolocatie, gegevens van leveranciers en afnemers, én bewijs dat het product ontbossingsvrij is en voldoet aan de lokale wetgeving.  

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel alle vereiste product- en herkomstgegevens bij je niet-EU leverancier.  
2. Zorg dat de geolocatie-informatie in een GeoJson bestand staan, zodat je dit direct kunt importeren in de ZVV. Zie de EUDR GeoJson beschrijving.  
3. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tips:

• Gebruik bestaande formats voor leverancierstoelating (bijv. vragenlijsten) en voeg de vereiste product- en herkomstgegevens hieraan toe. 
• Spreek met je niet-EU-leverancier dat de vereiste EUDR-productgegevens – waar mogelijk - standaard worden toegevoegd aan de vrachtbrief.
• Let daarnaast extra op de vereiste geolocatiegegevens, élk productieperceel moet traceerbaar zijn. Digitale tools en apps, waarin boeren zelf hun percelen kunnen registreren, kunnen hierbij helpen. Zorg dat je niet-EU leverancier hiervan op de hoogte is en jou de complete gegevens – bij voorkeur al in een GeoJson bestand - kan verstrekken.  
• Gebruik software voor de automatisering van de informatieverzameling.

Wie: Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren  

• Wat moet je doen? 

Als jouw relevante product al onder een upstream ZVV valt, dan geldt een vereenvoudigde informatieplicht. Je mag verwijzen naar de upstream ZVV en hoeft niet zelf informatie te verzamelen.   

Wél heb je een verificatieplicht (“Ascertain” plicht):  

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de upstream ZVV en controleer de geldigheid van het referentienummer in het EUDR-systeem (TRACES). 
2. Richt een intern zorgvuldigheidsstelsel in waarmee je structureel nagaat dat jouw leveranciers hun EUDR-zorgvuldigheid correct uitvoeren. Dit houdt in dat je processen hebt om de referentie- en verificatienummers te registreren, de geldigheid te checken en zo nodig aanvullende informatie op te vragen. 

**Let op: Je blijft wettelijk verantwoordelijk als het relevante product uiteindelijk niet EUDR-conform blijkt. Wil je meer zekerheid over de volledigheid en betrouwbaarheid van de upstream ZVV en onderliggende gegevens? Dan kun je nog optionele verificatiestappen nemen (zie FAQ 3.4). 

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de ZVV en controleer de geldigheid door het in te vullen in het Europese Informatiesysteem.  
2. Voer waar nodig de optionele verificatiestappen uit om de betrouwbaarheid en volledigheid van de informatieverzameling te checken.  
3. Controleer bij nieuwe leveringen of de ZVV nog geldig is of dat er een nieuwe nodig is, en houd bij of leveranciers hun verklaringen tijdig vernieuwen. 
4. Zorg dat je voor bovenstaande stappen een zorgvuldigheidsstelsel hebt opgesteld. 
5. Leg alle verzamelde gegevens, waaronder verificatieprocesbeschrijvingen, vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Houd alle ontwikkelingen rond nieuwe risico’s actief in de gaten en voer bij risicosignalen extra controles uit of vraag aanvullende stukken op van je leverancier. Hoe stap 1 er precies uitziet in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk vanaf minuut 9:30).  

Verplichting 2: Risicobeoordeling uitvoeren 

Het doel van de risicobeoordeling is om systematisch te bepalen of het risico op ontbossing of illegale productie verwaarloosbaar is. Verwaarloosbaar houdt in dat er “géén reden tot zorg is dat het product in strijd is met de EUDR”.  

Uit je risicobeoordeling volgt:  

Optie 1: Een verwaarloosbaar risico → je bent dan niet verplicht om risicobeperkende maatregelen te nemen; óf  

Optie 2: Een niet-verwaarloosbaar risico → je ben dan wél verplicht om risicobeperkende maatregelen nemen (zie verplichting 3). 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers

Voor jou zijn er twee opties, afhankelijk van het risiconiveau van het herkomstland: 

1. Hoog of standaard risicoland? → Volledige risicobeoordeling vereist 
2. Laag risicoland? → Vereenvoudigde risicobeoordeling volstaat (én je bent niet verplicht tot de risicomitigatie - verplichting 3) 

Check het risiconiveau van het herkomstland in het EUDR landenrisico-classificatiesysteem en ga naar de optie die voor jou van toepassing is:

Optie 1: Volledige risicobeoordeling bij ‘hoog of standaard risicoland’ 

• Wat moet je doen?  

Als het land van herkomst een “hoog of standaard risicoland” is moet je een volledige risicobeoordeling doen. Hiervoor verzamel je zelf alle vereiste gegevens, zoals de aanwezigheid van bossen en inheemse volkeren in het productieland en de complexiteit van de keten.  

Analyseer de gegevens en bepaal of er sprake is van een verwaarloosbaar risico. Je moet je conclusie kunnen onderbouwen met bewijs. 

De volledige lijst van vereiste gegevens voor de risicobeoordeling vind je in onze EUDR Guide of in de EUDR.  

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel alle vereiste risicobeoordelingsgegevens.  
2. Ontwikkel een vast format of scoringssysteem (bijvoorbeeld een interne GIRA-matrix) om de gegevens te analyseren en de risico’s consistent te beoordelen.  
3. Vul de verzamelde risicobeoordelingsgegevens in het scoringssysteem in en stel per productpartij vast of het risico verwaarloosbaar is. Onderbouw je conclusie met bewijs. Voeg hiervoor een aparte “conclusie-kolom” toe in je scoringssysteem. 
4. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tips:

• Voeg de vereiste EUDR-risicobeoordelingsgegevens toe aan je bestaande leveranciers beoordelingscriteria.
• Gebruik je HACCP/food fraud-analyse als sjabloon voor de EUDR-risicobeoordeling: Breid je bestaande risicoanalyse uit met een module voor EUDR-risico’s (bv. per grondstof of land) en gebruik dezelfde methodiek (risicomatrix, scorekaart, beheersmaatregelen).
• Gebruik software voor de automatisering van de risicobeoordelingsgegevensverzameling.

Optie 2: Vereenvoudigde risicobeoordeling bij ‘laag risicoland’ 

• Wat moet je doen?  

Als het land van herkomst een “laag risicoland” is, hoef je geen volledige risicobeoordeling te doen, mits je door middel van een vereenvoudigde risicobeoordeling kan bewijzen dat 

1. de toeleveringsketen niet complex is; 
2. er geen risico is op omzeiling van de regels of vermenging met producten van onbekende of risicovolle herkomst; en  
3. alle grondstoffen en producten afkomstig zijn uit landen (of delen daarvan) die als laag risico zijn aangemerkt. 

**Let op: Als je geen bewijs kan aanleveren voor één of meerdere van de criteria dan moet je wél een volledige risicobeoordeling doen. Hetzelfde geldt voor als er nieuwe risico's bekend worden.  

• Hoe doe je het? 

1. Breng in kaart waar je producten vandaan komen en controleer of ze volledig uit een laag-risicoland komen.  
2. Bewijs dat er geen risico is in de keten op vermenging of omzeiling, bijvoorbeeld door audits of bewijsstukken van je leverancier.  
3. Blijf alert op nieuwe risico’s. Stel hiervoor een interne procedure in. Als er nieuwe risico’s opduiken, moet je alsnog een volledige risicobeoordeling uitvoeren.  
4. Leg alle verzamelde (proces)gegevens vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Gebruik software voor de automatisering van de risicobeoordelingsgegevensverzameling.

Wie: downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen? 

Als jouw relevante product al onder een upstream ZVV valt, dan geldt een vereenvoudigde risicobeoordeling. Je mag verwijzen naar de upstream ZVV en hoeft niet zelf informatie van de risicobeoordeling te verzamelen.   

Wél heb je een verificatieplicht (“Ascertain” plicht):  

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de upstream ZVV en controleer de geldigheid van het referentienummer in het EUDR-systeem (TRACES). 
2. Richt een intern zorgvuldigheidsstelsel in waarmee je structureel nagaat dat jouw leveranciers hun EUDR-zorgvuldigheid correct uitvoeren. Dit houdt in dat je processen hebt om de referentie- en verificatienummers te registreren, de geldigheid te checken en zo nodig aanvullende informatie op te vragen. 

**Let op: Je blijft wettelijk verantwoordelijk als het relevante product uiteindelijk niet EUDR-conform blijkt. Wil je meer zekerheid over de volledigheid en betrouwbaarheid van de upstream ZVV en onderliggende gegevens? Dan kun je nog optionele verificatiestappen nemen (zie FAQ 3.4). 

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de ZVV en controleer de geldigheid door het in te vullen in het Europese Informatiesysteem.  
2. Voer waar nodig de optionele verificatiestappen uit om de betrouwbaarheid en volledigheid van de risicobeoordeling te checken. 
3. Controleer bij nieuwe leveringen of de ZVV nog geldig is of dat er een nieuwe nodig is, en houd bij of leveranciers hun verklaringen tijdig vernieuwen. 
4. Zorg dat je voor bovenstaande stappen een zorgvuldigheidsstelsel hebt opgesteld. 
5. Leg alle verzamelde gegevens, waaronder verificatieprocesbeschrijvingen, vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Houd alle ontwikkelingen rond nieuwe risico’s actief in de gaten en voer bij risicosignalen extra controles uit of vraag aanvullende stukken op van je leverancier. Hoe stap 1 er precies uitziet in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk vanaf minuut 9:30). 

Verplichting 3: Risicobeperkende maatregelen nemen bij een niet-verwaarloosbaar risico 

Het doel van risicobeperkende maatregelen nemen is dat je een vastgesteld risico aantoonbaar terugbrengt tot een verwaarloosbaar niveau. Pas dan mag je een ZVV indienen. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen? 

Voor jou geldt een volledige risicobeperking. Je moet passende maatregelen nemen, een risicobeleid opstellen, een toezichthouder aanwijzen én een onafhankelijke controlefunctie voor je risicobeleid inrichten.  

• Hoe doe je het? 

1. Breng de oorzaak van het risico in kaart, gebruik hiervoor de GIRA-matrix van de risicobeoordeling.  
2. Kies passende maatregelen, zoals extra informatie opvragen, leveranciers trainen om wel aan de EUDR te kunnen voldoen, of overstappen naar een andere leverancier. Stel op basis hiervan een risicobeleid op.  
3. Wijs een toezichthouder aan en zorg dat er een onafhankelijke interne controle is voor het risicobeleid. 
4. Pas je beleid of leverancierskeuze aan als risico’s niet te mitigeren blijken. 
5. Voeg kolommen toe in de GIRA-matrix voor de risicobeperkingselementen: oorzaak identificatie, maatregel implementatie, maatregel effect. Vul deze kolommen in met de verzamelde gegevens. 
6. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Laat het EUDR-risicobeperkingsbeleid zoveel mogelijk aansluiten op je al bestaande voedselfraude beleid.  

Wie: Upstream MKB marktdeelnemers

• Wat moet je doen? 

Voor jou gelden bijna dezelfde verplichtingen als voor een niet-MKB Marktdeelnemers, met als enige verschil de vereenvoudiging dat jij geen toezichthouder en geen onafhankelijke controlefunctie van het risicobeleid hoeft te regelen.  

Wél moet je passende maatregelen nemen om het risico te verlagen én een duidelijk risicobeperkingbeleid en controles opstellen. 

• Hoe doe je het?  

1. Breng de oorzaak van het risico in kaart, gebruik hiervoor de GIRA-matrix van de risicobeoordeling.  
2. Kies passende maatregelen, zoals extra informatie opvragen, leveranciers trainen om wel aan de EUDR te kunnen voldoen, of overstappen naar een andere leverancier. Stel op basis hiervan een risicobeleid op. 
3. Pas je beleid of leverancierskeuze aan als risico’s niet te mitigeren blijken. 
4. Voeg kolommen toe in de GIRA-matrix voor de risicobeperkingselementen: oorzaak identificatie, maatregel implementatie, maatregel effect. Vul deze kolommen in met de verzamelde gegevens. 
5. Leg alle verzamelde gegevens vast in het EUDR-formulier, link hierin ook de GIRA-matrix, en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip:

• Laat het EUDR-risicobeperkingsbeleid zoveel mogelijk aansluiten op je al bestaande voedselfraude beleid. 
• Gebruik de Gebruik de beheersmaatregelen-methodiek van je HACCP/food fraud-analyse: correctieve maatregelen, aanvullende audits, leveranciersblokkering.

Wie: Downstream niet-MKB deelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen? 

Als jouw relevante product al onder een upstream ZVV valt, dan geldt een vereenvoudigde risicobeperking. Je mag verwijzen naar de upstream ZVV. 

Wél heb je een verificatieplicht (“Ascertain” plicht):  

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de upstream ZVV en controleer de geldigheid van het referentienummer in het EUDR-systeem (TRACES). 
2. Richt een intern zorgvuldigheidsstelsel in waarmee je structureel nagaat dat jouw leveranciers hun EUDR-zorgvuldigheid correct uitvoeren. Dit houdt in dat je processen hebt om de referentie- en verificatienummers te registreren, de geldigheid te checken en zo nodig aanvullende informatie op te vragen. 

**Let op: Je blijft wettelijk verantwoordelijk als het relevante product uiteindelijk niet EUDR-conform blijkt. Wil je meer zekerheid over de volledigheid en betrouwbaarheid van de upstream ZVV en onderliggende gegevens? Dan kun je nog optionele verificatiestappen nemen (zie FAQ 3.4). 

• Hoe doe je het? 

1. Verzamel het referentie- en verificatienummer van de ZVV en controleer de geldigheid door het in te vullen in het Europese Informatiesysteem.  
2. Voer waar nodig de optionele verificatiestappen uit om de betrouwbaarheid en volledigheid van de risicobeperkende maatregelen te checken.  
3. Controleer bij nieuwe leveringen of de ZVV nog geldig is of dat er een nieuwe nodig is, en houd bij of leveranciers hun verklaringen tijdig vernieuwen. 
4. Zorg dat je voor bovenstaande stappen een zorgvuldigheidsstelsel hebt opgesteld. 
5. Leg alle verzamelde gegevens, waaronder verificatieprocesbeschrijvingen, vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Houd alle ontwikkelingen rond nieuwe risico’s actief in de gaten en voer bij risicosignalen extra controles uit of vraag aanvullende stukken op van je leverancier. Hoe stap 1 er precies uitziet in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk vanaf minuut 9:30).  

Verplichting 4: De zorgvuldigheidsverklaring indienen 

Het doel van de ZVV is om formeel te registreren dat jouw product voldoet aan de EUDR. Zodra je voldoet aan de zorgvuldigheidseisen (door het uitvoeren van verplichting 1-3), vul je een ZVV in. Dit doe je in het centrale Europese EUDR Information System (via TRACES).  

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers 

• Wat moet je doen? 

Jij bent verantwoordelijk voor het indienen van een volledige ZVV, waarvoor je de benodigde gegevens van verplichting 1-3 zélf hebt verzameld.  

• Hoe doe je het? 

1. Log in op het EUDR Information System (TRACES), start een nieuwe verklaring en selecteer jouw relevante product met HS-code. 
2. Vul alle vereiste informatie (verzameld in verplichting 1) in en bevestig dat je het zorgvuldigheidstelsel hebt uitgevoerd conform aan de EUDR-vereisten (hier voldoe je aan als je verplichting 2 en, indien nodig, 3 hebt uitgevoerd) 
3. Dien de verklaring in, bewaar het bewijs met het unieke referentie- en verificatienummer en koppel deze intern in je productinformatiesysteem op artikelniveau (zoals beschreven in de Algemene documentatiestappen). 
4. Zorg dat de referentienummers digitaal beschikbaar zijn voor de douane en downstream klanten.  

**Tip: Hoe stap 1 & 2 er precies uitzien in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk van start tot minuut 4:35). En voeg het referentienummer eventueel ook toe op de palletbon, zodat traceerbaarheid bij fysieke controles sneller en eenvoudiger verloopt. 

Wie: Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen?  

Je moet een eigen ZVV indienen, maar je kunt refereren naar de upstream ZVV. De geolocatie-informatie hoef je niet te vermelden in je eigen ZVV, indien deze informatie beschikbaar is in de upstream ZVV. 

• Hoe moet je het doen? 

1. Log in op het EUDR Information System (TRACES), start een nieuwe verklaring en selecteer jouw relevante product met HS-code. 
2. Vul de vereiste gegevens in en bevestig dat je het zorgvuldigheidstelsel hebt uitgevoerd conform aan de EUDR-vereisten (hier voldoe je aan als je verplichting 2 en, indien nodig, 3 hebt uitgevoerd; de “Ascertain” plicht). 
3. Voeg het referentienummer van de upstream ZVV toe. 
4. Dien de verklaring in, bewaar het bewijs met het unieke referentie- en verificatienummer en koppel deze intern in je productinformatiesysteem op artikelniveau (zoals beschreven in de Algemene documentatiestappen). 
5. Zorg dat de nummers beschikbaar zijn voor douane en downstream klanten.  

**Tip: Hoe stap 1-3 er precies uitzien in Traces, laat deze tutorial van de Europese Commissie zien (bekijk vanaf minuut 4:35). En voeg het referentienummer eventueel ook toe op de palletbon, zodat traceerbaarheid bij fysieke controles sneller en eenvoudiger verloopt. 

Verplichting 5: Intern zorgvuldigheidsstelsel opzetten en onderhouden 

Het voldoen aan de EUDR is geen eenmalige taak. Om aan de EUDR-verplichtingen te voldoen, is het van belang om een zorgvuldigheidsstelsel te hebben en onderhouden. Het doel van zo'n intern systeem is dat je: 

• Alle EUDR-verplichtingen systematisch uitvoert; 
• Continu kunt aantonen dat je EUDR-conform werkt; en  
• Goed voorbereid bent op inspecties en audits. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers, Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen? 

De EUDR schrijft niet exact voor hoe een intern zorgvuldigheidsstelsel eruit moet zien, alleen dát je er één moet hebben en dat dit jaarlijks moet worden geëvalueerd.  

In de praktijk komt het erop neer dat je vier elementen moet borgen: duidelijke interne procedures, toegewezen verantwoordelijkheden, een traceersysteem dat relevante producten herleidbaar maakt, én een mechanisme om het stelsel te bewaken en periodiek aan te passen.  

Hiermee zorg je dat je zowel de inhoudelijke zorgvuldigheidverplichtingen (1–3) als de zorgvuldigheidsstelselprocesverplichtingen (4–9) structureel kunt naleven. 

• Hoe doe je het? 

1. Bepaal de scope van je zorgvuldigheidssysteem: welk van je producten zijn EUDR-plichtig; welke scenario's zijn van toepassing; welke landen leveranciers en productlocaties zijn betrokken? 
2. Wijs verantwoordelijkheden toe (bijv. compliance officer, QA, inkoop) en leg vast wie welke EUDR-taken uitvoert. 
3. Integreer alle EUDR-taken - zoals informatieverzameling, verificatie, risicobeoordeling en indiening - in je bestaande kwaliteitsprocessen. Leg voor elke EUDR-verplichting de procedure vast in je handboek en borg de uitvoering met interne controles en trainingen voor medewerkers. 
4. Richt een traceerbaarheidssysteem in waarmee elke productbatch gekoppeld is aan de juiste EUDR-gegevens en herleidbaar blijft tot de bron. Zie hiervoor de “Algemene integratie- en documentatiestappen”. 
5. Zorg voor continuïteit door back-ups en kennisdeling, zodat naleving doorgaat bij ziekte of verloop van personeel. 

Verplichting 6: Jaarlijkse evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel 

Het doel van de jaarlijkse evaluatie is om te controleren of je zorgvuldigheidsstelsel nog volledig en effectief is. Nieuwe risico’s, veranderingen in je keten of updates in wet- en regelgeving moeten hierin worden meegenomen. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemer, Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren 

• Wat moet je doen?  

Voor de evaluatieverplichting voer je jaarlijkse een formeel vastgelegde evaluatie van het zorgvuldigheidsstelsel uit. Hierbij moet je rekening houden met nieuwe ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op je zorgvuldigheidsstelsel. 

• Hoe doe je het? 

1. Plan jaarlijks een evaluatiemoment  
2. Bekijk of er risico’s, leveranciers of problemen zijn geweest en beoordeel of het zorgvuldigheidsstelsel effectief heeft gewerkt.  
3. Beoordeel ook of er nieuwe ontwikkelingen zijn om rekening mee te houden. 
4. Stel je zorgvuldigheidsstelsel bij op basis van de evaluatie.  
5. Informeer interne afdelingen en leveranciers over de aanpassingen en bevindingen. 
6. Leg in een interne evaluatierapportage vast welke bijstellingen van het stelsel zijn uitgevoerd, bewaar dit document in je centrale EUDR-opslagsysteem voor minimaal 5 jaar.  

**Tip: Voeg controle op je zorgvuldigheidsstelsel toe aan je interne auditschema en voeg het jaarlijkse evaluatiemoment toe aan de agenda van je jaarlijkse Management Review.

Verplichting 7: Jaarlijkse openbare rapportage 

Het doel van de jaarlijkse openbare rapportage is om transparantie over de wijze van EUDR-naleving te garanderen. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren  

• Wat moet je doen?  

Voor de rapportageplicht moet je jaarlijks een openbare rapportage opstellen.  

In dit verslag beschrijf je minimaal welke stappen je hebt genomen om aan de zorgvuldigheidseisen (verplichtingen 1 t/m 3) te voldoen.  

Daarnaast rapporteer je de basisproductgegevens (beschrijving, hoeveelheid en land van herkomst).  

Ook vermeld je de conclusie van je risicobeoordeling, de eventuele risicobeperkende maatregelen die je hebt uitgevoerd, en indien relevant, het proces van raadpleging van inheemse volkeren of lokale gemeenschappen over het gebruik van het land. 

• Hoe doe je het? 

1. Kies een vast rapportagemoment 
2. Verzamel gegevens over de uitgevoerde ZVV’en , uitgevoerde stappen om aan verplichting 1-3 te voldoen, vastgestelde risico’s, genomen maatregelen en verbeterpunten.  
3. Stel een duidelijk en gestructureerd rapport op en publiceer het op een toegankelijke plek, bijvoorbeeld de bedrijfswebsite.  
4. Bewaar de jaarlijkse rapportage ook in je centrale EUDR-opslagsysteem voor minimaal 5 jaar. 

**Tip: Laat het rapportagemoment aansluiten op het jaarlijkse evaluatiemoment (verplichting 6).  

Verplichting 8: Documentatieplicht  

De documentatieplicht houdt in dat je alle EUDR-gerelateerde gegevens bewaart voor minimaal 5 jaar. De gegevens moeten bij een controle van autoriteiten direct toegankelijk zijn. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers, Downstream niet-MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren  

• Wat moet je doen? 

Voor de volledige documentatieplicht documenteer je álle EUDR-gegevens (bewijsstukken, informatiegegevens, contracten, procesbeschrijvingen, etc.) die je hebt verzameld tijdens de uitvoering van jouw verplichtingen.  

• Hoe doe je het? 

1. Voer de Algemene documentatiestappen uit als basis: Stel een centraal opslagsysteem op, stel EUDR-formulieren op etc.  
2. Zorg voor versiebeheer en beveiliging van documenten.  
3. Maak een overzicht van bewaartermijnen en verantwoordelijkheden.  
4. Voer een jaarlijks check uit op volledigheid en leesbaarheid van je archief  

**Tip: Als GFSI-gecertificeerde bedrijven heb je al een procedure waarbij de opslag en bewaartermijn aangegeven worden; integreer de EUDR-gegevens en bewaartermijn hierin. 

Wie: Downstream MKB marktdeelnemers, MKB handelaren   

• Wat moet je doen?  

Voor de vereenvoudigde documentatieplicht documenteer je alleen het referentie- en verificatienummer van de ZVV van de leverancier én de naam, het adres en emailadres van je leverancier en klant. 

• Hoe doe je het? 

1. Voer de Algemene documentatiestappen uit als basis: Stel een centraal opslagsysteem op, en koppel het referentie- en verificatienummer én de vereiste leverancier- en klantgegevens aan elk relevant product.  
2. Zorg voor versiebeheer en beveiliging van documenten.  
3. Maak een overzicht van bewaartermijnen en verantwoordelijkheden.  
4. Voer een jaarlijks check uit op volledigheid en leesbaarheid van je archief  

**Tip: Als GFSI-gecertificeerde bedrijven heb je al een procedure waarbij de opslag en bewaartermijn aangegeven worden; integreer de EUDR-gegevens en bewaartermijn hierin. 

Verplichting 9: Communicatieplicht   

Het doel van de communicatieplicht is dat leveranciers EUDR-gegevens doorgeven aan afnemers zodat traceerbaarheid in de keten en naleving van de EUDR geborgd zijn. 

Wie: Upstream niet-MKB marktdeelnemers, Upstream MKB marktdeelnemers, Downstream niet-MKB marktdeelnemers, Downstream MKB marktdeelnemers, niet-MKB handelaren  

• Wat moet je doen?  

Voor de communicatieplicht moét je het referentie- en verificatienummer van jouw ZVV doorgeven aan je afnemers.   

Daarnaast kún je ook nog onderliggende EUDR-gegevens doorgeven.  

**Let op: Afnemers kunnen in het kader van hun optionele verificatiestappen (zie FAQ 3.4) vragen om inzage in onderliggende EUDR-gegevens, zoals bewijsstukken. Het delen hiervan is niet wettelijk verplicht, maar kan op vrijwillige basis. Voor je afnemer is vertrouwen cruciaal: zij moeten erop kunnen rekenen dat jij de zorgvuldigheid correct hebt uitgevoerd. Zorg er daarom voor dat je transparant communiceert over je zorgvuldigheidsstelsel en bereid bent om onderliggende gegevens te delen wanneer je afnemer hierom vraagt. 

• Hoe doe je het?  

1. Verstrek het referentie- en verificatienummer van de ZVV bij elke batch die je levert. 
2. Zorg dat onderliggende EUDR-gegevens toegankelijk gemaakt kunnen worden indien je afnemer hiernaar vraagt. 
3. Leg het bewijs van communicatie vast in het EUDR-formulier en voer de algemene EUDR-documentatiestappen uit. 

**Tip: Maak afspraken met je afnemer over welke EUDR-gegevens je doorgeeft. Zorg dat je een hoge betrouwbaarheid laat zien, zodat er weinig noodzaak is voor de afnemer om naast het referentienummer nog andere onderliggende EUDR-gegevens uit te vragen en te verifiëren.  

Vervolgstappen - kickstart van jouw EUDR-traject  

Moet jij aan de slag met de EUDR? Volg deze checklist om sterk te starten:

1. Scenario check: bepaal welke producten onder de EUDR vallen en in welk scenario (herhaling uit Deel 1). 
2. Verplichtingen check: breng in kaart welke van de negen verplichtingen voor jou gelden en in welke mate. 
3. Integreer slim: voer de Algemene integratiestappen uit, zoals het toevoegen van EUDR-kolommen in je productinformatiesysteem op artikelniveau en het opstellen van EUDR-formulieren,. 
4. Documenteer nauwkeurig: voer de Algemene documentatiestappen uit, zoals het opzetten van een centraal opslag- en beheersysteem.  
5. Vraag tijdig informatie op:  

• Ben je upstream marktdeelnemer, vraag dan alle vereiste gegevens tijdig op bij je niet-EU leverancier, het verzamelen van deze gegevens kan veel tijd kosten.  
• Ben je downstream marktdeelnemer of handelaar, zorg dan dat je afspraken maakt met je EU-leverancier over welke informatie – naast de het verplicht communiceren van het referentie- en verificatienummer - zij jou verstrekken om je verificatieplicht uit te kunnen voeren. 

Vragen?

Heb je nog vragen over de EUDR- of weet je niet zeker waar je moet beginnen? Neem gerust contact op met onze specialisten.

Bronnen 

• EUDR European Information System User guide 
• EUDR wetgeving 
• EUDR GeoJson beschrijving 
• Europese Union Green forum  
• EUDR Compliance 
• EUDR FAQs 
• EUDR Factsheet SMEs 
• NVWA