PPWR-conform (fabrikant) vanuit 3 praktische aanpassingen in je kwaliteitssysteem

‘Moeten we voor PPWR nu een compleet nieuw systeem optuigen?’ - Het is een van de meest gestelde vragen die ik nu hoor van kwaliteitsmanagers.  

Binnen kwaliteit zijn we gewend om compliance te borgen via de keten. De vorige schakel verklaart, kwaliteit controleert, slaat het op en schuift het door naar de volgende partij. Werkt het niet? Dan lag de fout vaak bij de leverancier. 

Binnen de PPWR verschuift die verantwoordelijkheid. Zodra je een verpakking onder eigen naam op de markt brengt, ben jij de fabrikant. Daarmee verschuift niet alleen de administratie naar jou (de DoC = Declaration of Conformity opstellen), maar ook de verantwoordelijkheid voor PPWR-conformiteit.  

Maar - dat betekent niet automatisch dat je een compleet nieuw systeem nodig hebt.

Sterker nog: je kwaliteitssysteem biedt al heel veel gegevens en processen die je slim kunt gebruiken. 

GFSI biedt al een schat aan informatie 

Als levensmiddelenproducent begin je niet vanaf nul. Binnen GFSI-certificeringen verzamelen we al jaren informatie over verpakkingsmaterialen, zoals voedselcontactinformatie, migratietesten, leveranciersgoedkeuringen en specificaties.

Een groot deel van de informatie die straks nodig is voor PPWR-compliance bestaat dus al binnen het kwaliteitssysteem. 

Alleen nog niet in de vorm en voor álle verpakkingsmaterialen (incl. secundaire + tertiaire verpakkingen) die de PPWR straks van ons vraagt - en precies daar zit het knelpunt. 

Je hebt de data, maar mist standaardisatie 

De informatie die je nodig hebt voor de PPWR staat verspreid over leveranciersverklaringen, losse specificaties en verschillende systemen.  

Vaak ontbreekt standaardisatie: elke leverancier heeft een eigen format, een eigen systeem, en informatie van verschillende verpakkingen is samengevoegd. Dit maakt het lastig om te beoordelen of alle informatie beschikbaar is. En hoe vertalen we deze leveranciersinformatie uiteindelijk naar onze eigen DoC? 

De grootste stap zit daarom niet in het verzamelen van volledig nieuwe data, maar in het formaliseren van een proces dat veel kwaliteitsafdelingen deels al uitvoeren. 

3 onderdelen die je morgen kunt aanpassen  

1. Breid verpakkingsspecificaties uit met PPWR-data:  

Vul je verplichte leveranciersinformatie voor al je verpakkingsmaterialen aan met PPWR-gerelateerde datapunten.  

Denk aan informatie over:

• recyclebaarheid,
• materiaalopbouw,
• aanwezigheid van zware metalen
• en verwijzingen naar onderliggende bewijsdocumentatie.

Niet als losse verklaring in een mailbox, maar als vast onderdeel van je verpakkingsspecificatie.  

Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van één standaard format voor alle verpakkingsleveranciers, zodat informatie vergelijkbaar en controleerbaar wordt. 

2. Richt verpakkingsbeheer in zoals grondstofbeheer:  

Behandel verpakkingen zoals grondstoffen binnen je specificatiebeheer.

We zijn gewend om eindproductspecificaties op te bouwen vanuit leveranciersinformatie van de ingekochte grondstof.

Pas diezelfde structuur toe op verpakkingen: gestructureerd, versiebeheer, centraal opgeslagen en formeel vrijgegeven. 

Zo heb je één centrale locatie voor al je PPWR-informatie in een oogopslag en voorkom je dat informatie verspreid blijft over losse mails, mapjes en pdf’s. 

3. Koppel verpakkingsspecificaties aan je DoC: 

Koppel je verpakkingsspecificaties direct aan een vast DoC-template (gebaseerd op PPWR, bijlage VIII).  

Net zoals informatie uit grondstofspecificaties automatisch terugkomt in een eindproductspecificatie, kun je verpakkingsdata gebruiken als basis voor je eigen DoC als fabrikant. 

Daardoor verschuift het werk van handmatig documenten verzamelen naar gecontroleerd specificatiebeheer van je verpakkingen. 

Geen nieuw systeem, wel een nieuwe rol 

Bij de PPWR zit de grootste verandering niet in het verzamelen van nieuwe informatie, maar in het formaliseren van verantwoordelijkheid voor informatie die je grotendeels al hebt. Zoals de praktijk laat zien: duurzaamheid is geen extra systeem, maar een uitbreiding van verantwoordelijkheden die kwaliteit eigenlijk al jaren beheert. 

Heb jij een praktische vraag over PPWR, kwaliteit of duurzaamheid waar je in de praktijk tegenaan loopt? Stuur hem gerust door naar a.alting@factordelta.nl of vul hier het anonieme formulier in - en misschien behandelen we jouw vraag in een volgende editie.