Hoe kies je de juiste VSME software?

Wie aan de slag gaat met VSME, merkt al snel dat er veel software op de markt is.

De ene tool helpt met data, de andere met rapporteren, en sommige doen een beetje van alles.

Hoe weet je wat bij jouw organisatie past? De juiste keuze hangt vooral af van wat je wilt bereiken en hoeveel je zelf wilt doen.

Twee soorten VSME software

Binnen een VSME-traject kun je grofweg twee soorten software onderscheiden.

1. Rapportage- en projectmanagement software

Deze software helpt je om de structuur van je rapportage op te bouwen en het proces te organiseren. Je houdt er acties, deadlines en verantwoordelijkheden in bij en ziet welke onderdelen nog aandacht vragen.

Een voorbeeld hiervan is Agora-Z, een VSME-projectmanagement- en rapportagetool die duidelijk maakt wat er op elk punt in de rapportage nodig is. Bij ieder datapunt vind je uitleg over wat je moet verzamelen, wie dit gaat doen en hoe - met voorbeelden. Vervolgens vul je dit in het systeem in, waardoor je al je data op 1 plek hebt. Dat helpt om het werk beter te verdelen, je voortgang bij te houden en zelf meer regie te houden over het proces. Ook kun je zo in een keer een rapport uitdraaien.

2. Data software

Daarnaast is er software die juist helpt bij het meten of berekenen van gegevens, zoals gereden kilometers, energieverbruik of CO₂-uitstoot. Deze tools leveren de cijfers die je vervolgens in je rapportage opneemt. Ze vormen dus een aanvulling op de rapportagestructuur, maar vervullen een ander doel.

Waar let je op bij het kiezen van VSME software?

De juiste keuze hangt af van de fase waarin jouw organisatie zich bevindt — en die verschilt per bedrijf.

1. Startfase

Als je net begint met duurzaamheidsrapportage, is rapportage- en projectmanagement software het logische startpunt. Die helpt om structuur aan te brengen, inzicht te krijgen in wat er nodig is en de juiste thema’s te bepalen. In deze fase kun je data vaak nog handmatig verzamelen.

2. Groeifase

Heb je al een eerste rapportage gemaakt en wil je data beter borgen of actualiseren? Dan is het nuttig om datasoftware toe te voegen. Daarmee kun je bijvoorbeeld CO₂-uitstoot, energieverbruik of mobiliteit automatisch bijhouden en koppelen aan je rapportagestructuur.

3. Volwassen fase- of overstap vanuit CSRD

Voor organisaties die al verder zijn met data - bijvoorbeeld doordat ze eerder rapporteerden onder de CSRD of al interne meet en/of rapportage processen hebben - werkt een combinatie van beide soorten software het best.

Rapportage- en projectmanagement software zoals Agora-Z helpt om die bestaande gegevens te structureren binnen de VSME-standaard en te focussen op de thema’s die strategisch het belangrijkst zijn. Zo kun je bestaande datastromen blijven gebruiken, maar rapporteren op een manier die beter past bij de schaal en focus van je bedrijf.

Kort gezegd:

• Projectmanagement- en rapportagesoftware helpt je te weten wat je moet rapporteren en waarom.
• Datasoftware helpt je te weten hoe je ervoor staat en voedt je rapportage.
• De combinatie biedt het beste van beide werelden - overzicht én onderbouwing, maar is voor starters nog niet noodzakelijk.

Belangrijke aandachtspunten voor je keuze

Bij het selecteren van VSME-software helpt het om eerst scherp te hebben wat je zelf wilt doen en wat je wilt laten ondersteunen.

Let daarom op deze aandachtspunten:

• Complexiteit van je organisatie: Hoe meer afdelingen of vestigingen, hoe belangrijker een vaste structuur is. Software kan mooi helpen deze structuur vast te leggen. Bij een complexe organisatie of uitgebreidere VSME rapportage kan het dan wel fijn zijn je start samen te doen met een externe partij - zo zorg je voor een stevige, correcte basis. Een rapportage- en projectmanagement tool is in in dit geval erg handig om overzicht en structuur te behouden.
• Beschikbaarheid van data: Als je al systemen hebt voor energie of mobiliteit, sluit daar dan op aan. Vind het wiel niet opnieuw uit! Heb je al software voor data collectie - én het werkt goed? Zorg dan vooral dat je het goed kan samenbrengen in je rapportage. Heb je het nog niet- of wil je het samenbrengen? Dan kan een data collectie tool erg handig zijn.
• Eigen capaciteit & expertise: Wil je vooral zelf aan de slag, of juist leunen op externe begeleiding? Je kunt altijd stevig starten met extra begeleiding en daarna zelfstandig door met software. Heb je de expertise al in huis? Dan is software een mooie kans om zelfstandig, efficiënt aan het werk te gaan.
• Jaarlijks rapporteren: Bij de VSME gaan we er van uit dat je jaarlijks gaat rapporteren, intern misschien wel meerdere keren in het jaar. Software helpt dan erg om je processen te standaardiseren. Zo heb je alles op één plek en wordt het proces elk jaar efficiënter.

Een aanpak die past bij jouw situatie

Bij Factor Delta helpen we bedrijven hun VSME-rapportage strategisch en praktisch in te richten. We beginnen met de thema’s die voor jouw organisatie en stakeholders écht belangrijk zijn, begeleiden bij het verzamelen van de juiste gegevens en zorgen dat de rapportage makkelijk herhaalbaar wordt. Compleet geborgd in je bestaande systemen (o.a. je kwaliteitssystemen).

Onze aanpak is altijd op maat: gericht op focus, haalbaarheid en eigenaarschap. Tools zoals Agora-Z ondersteunen jou in dat proces door structuur te bieden, zonder dat je afhankelijk wordt van externe partijen. Zo bouw je stap voor stap aan een VSME-aanpak die bij jouw bedrijf past - overzichtelijk, geloofwaardig en toekomstgericht.