4 Tips: zo verbeter je als transporteur je logistieke data

Veel transporteurs willen hun logistieke efficiëntie verbeteren, maar lopen snel vast op hetzelfde punt: de data is niet scherp genoeg. Je gaat dan sturen op jaartotalen, gemiddelden en aannames, want dat voelt overzichtelijk.  

Maar - dit maakt het lastig om écht te begrijpen waar brandstof, kilometers en lading uit de pas lopen.  

Wil je daarom serieus verbeteren, begint dat niet met maatregelen, maar met het verbeteren van je meetbasis: je brandstofdata, ritdata, het koppelen van de twee - én voorzichtig om te gaan met aannames.  Ongeacht je bedrijfsgrootte levert dit je veel voordelen op. 

Met deze praktische tips kun je je operationele data flink verbeteren, zonder dat die al meteen perfect hoeft te zijn. 

Tip 1 – Begin bij brandstofdata: van totaal naar voertuig 

Waarom is dit belangrijk? 

Als je brandstofverbruik alleen op totaalniveau bekijkt, zie je wel wat je uitgeeft, maar niet waar je kunt bijsturen. Terwijl juist inzicht per voertuig helpt om afwijkingen zichtbaar te maken. Op termijn levert dat grip op je brandstofkosten op en kun je gerichter besparen. 

Wat levert brandstofdata voor voertuigen op? 

Met inzicht op voertuigniveau kun je uitschieters écht aanpakken en gericht verbeteren waar het uitmaakt. Je wilt weten hoeveel brandstof elk voertuig per rit of per week verbruikt. Dan zie je afwijkingen en kun je de oorzaken onderzoeken en aanpakken. Een voertuig dat structureel meer verbruikt, kan een technisch probleem hebben, te lage bandenspanning, of simpelweg minder efficiënt zijn door leeftijd of inzet. Chauffeurs kunnen verschil maken, maar het verbruik ontstaat uiteindelijk in het voertuig.  

Waar gaat het vaak mis? 

Brandstofverbruik is vaak alleen als totaal per maand of per jaar inzichtelijk op een factuur. Dat zegt te weinig. Daardoor blijven verschillen tussen voertuigen buiten beeld en zie je niet welk voertuig structureel meer verbruikt dan de rest. 

Daarnaast is brandstofdata vaak onvolledig, bijvoorbeeld doordat tankpassen niet altijd worden gebruikt of tankbeurten via een eigen pomp niet goed worden geregistreerd. Ook kilometerstanden worden niet altijd consequent bijgehouden, waardoor verbruik lastig goed te vergelijken is. 

Je actiestap: 

Begin met een overzicht van alle tankbeurten in een periode en koppel die aan een kenteken of voertuig-ID. Combineer dat met het aantal gereden kilometers, zodat je kunt sturen op een KPI zoals gemiddeld verbruik per voertuig per week. 

Koppel die uitkomsten per voertuig ID daarna waar mogelijk ook aan voertuigtype, leeftijd van het voertuig en chauffeur. Zo kun je verschillen beter verklaren en gerichter verbeteren. In veel gevallen kan een tankpasleverancier hiervoor een transactierapport aanleveren. 

Tip 2 – Zorg dat je ritdata volledig is geregistreerd om inefficiënties te spotten 

Waarom is dit belangrijk? 

Goede ritdata maakt zichtbaar waar kilometers, inzet en uitvoering uit de pas lopen. Daarmee kun je beter sturen op je eigen operatie en zie je sneller waar inefficiëntie zit.  

Wat levert goede ritdata op? 

Als ritten goed zijn vastgelegd, kun je analyseren waar inefficiëntie ontstaat en dit aanpakken met gerichte acties. Je ziet bijvoorbeeld welke routes relatief veel kilometers vragen, waar voertuigen structureel minder goed beladen rijden en bij welke klanten of opdrachten de charterinzet oploopt. Zo kun je efficiënter bijsturen in je planning, uitvoering en kosten.  

Waar gaat het vaak mis? 

Vrijwel iedereen plant ritten in een TMS- of ERP-systeem. Maar vaak is dat systeem ingericht voor operatie, niet voor analyses. We zien regelmatig dat ritten niet volledig of niet correct worden geregistreerd. Fouten in eenheid, gewicht of afstand verdwijnen makkelijk in de massa. Dit vertekent dan ook je analyses. Daar komt bij dat bedrijven vaak meerdere systemen naast elkaar gebruiken, waardoor data niet goed overlapt of deels ontbreekt. 

Actiestap 

Zorg/controleer dat elke rit volledig is geregistreerd, met een uniek rit-ID en een duidelijk onderscheid tussen eigen ritten en charters. Voeg waar mogelijk ook voertuig, afstand, gewicht en aantal zendingen toe. 

Controleer daarnaast regelmatig of zendingen/ritten volledig en correct zijn vastgelegd, zodat je analyses betrouwbaar blijven.  

Tip 3 - Koppel brandstof aan ritten voor écht inzicht in verbruik 

Waarom is dit belangrijk? 

Je krijgt echt goed inzicht in de dure afwijkingen in je processen - wanneer je brandstofverbruik koppelt aan je ritdata. Hiermee kun je ritten en routes goed vergelijken, zie je welke inzet structureel afwijkt en zet je ook dé nodige basis om CO₂ per rit of zending inzichtelijk te maken.   

Wat levert een goede koppeling op? 

Door brandstofverbruik en ritten te koppelen, zie je welke ritten, routes of voertuigen afwijken en waar het logisch is om dieper te kijken. Bovendien vragen steeds meer klanten om inzicht in CO₂ per rit of per zending. Die CO₂ uitstoot hangt compleet samen met brandstofverbruik van je rit of zending. Door brandstofverbruik en ritten te koppelen, ben je beter voorbereid om die stap te zetten en aan (toekomstige) klantvraag te voldoen. Een win-win situatie dus. 

Waar gaat het vaak mis? 

In de praktijk zijn brandstofdata en ritdata vaak wel aanwezig, maar nog niet goed met elkaar verbonden. Idealiter komt het verbruik per rit uit de boordcomputer en wordt dit direct gekoppeld aan je TMS. Maar zo is het in veel gevallen nog niet ingericht. Ook zien we dat data per klant of per opdracht sterk verschilt in beschikbaarheid (jaaroverzicht vs losse ritten). Daardoor kun je niet overal even goed vergelijken of doorrekenen. 

Actiestap 

Als je nog geen koppeling hebt met je TMS, kun je als een praktische tussenstap het maandverbruik per voertuig proportioneel verdelen over de gereden ritten. Dat geeft geen perfect beeld, maar wel een bruikbaar startpunt om verschillen tussen voertuigen zichtbaar te maken. 

Heb je deze koppeling wel? Dan kun je betrouwbaardere analyses maken op verschillen. Leg de tankdata uit de boordcomputer naast je ritten en kilometers per voertuig en maak een vergelijking. Vervolgens is het ook een kleine stap om dit door te rekenen naar CO₂ per rit of zending voor een klant. 

Tip 4 - Kijk kritisch naar gemiddelden en aannames  

Waarom is dit belangrijk? 

Gemiddelden en aannames lijken handig, omdat ze snel werken. Maar ze kunnen ook een vertekend beeld geven van je operatie. Je denkt bijvoorbeeld dat voertuigen goed beladen rijden, terwijl er in de praktijk nog ruimte overblijft. Of je gaat ervan uit dat bepaalde ritten altijd hetzelfde gewicht hebben, terwijl dat per keer verschilt.  

Als je daarop blijft sturen, mis je kansen om ritten slimmer te combineren, voertuigen beter te beladen en zo kosten te besparen. 

Wat levert goede registratie op? 

Zodra je beter zicht hebt op je daadwerkelijke gewichten en belading, zie je waar voertuigen structureel niet optimaal worden benut. Dat helpt je om scherper te sturen op consolidatie, belading en ritoptimalisatie. En dat heeft vaak direct effect op brandstof, kosten en uiteindelijk ook emissies. 

Met de komst van de vrachtwagenheffing en ETS2 wordt het bovendien steeds belangrijker om te werken met data die de werkelijkheid zo goed mogelijk benadert.  

Waar gaat het vaak mis? 

Een voorbeeld is het werken met standaardgewichten voor vervoerseenheden zoals pallets of laadmeter - omdat wegen niet altijd praktisch is. Dat is begrijpelijk, maar kan verbergen dat voertuigen regelmatig suboptimaal beladen rijden. 

Daarnaast zien we dat voor transporten voor een specifieke klant soms steeds dezelfde hoeveelheid gewicht wordt ingevuld. Als je daar niet kritisch naar kijkt, krijg je nooit echt inzicht in de werkelijke beladingsgraad van je trucks. 

Actiestap 

Breng in kaart waar je met aannames werkt en bepaal waar je die als eerste kunt vervangen door werkelijke data. 

Zo krijg je in 2 dagen je basisdata op orde 

Dataverbetering hoeft niet perfect te starten.

Als je consistent vastlegt en minimaal op voertuigniveau kunt vergelijken, ontstaan vanzelf de eerste inzichten: afwijkende voertuigen, opvallende ritten, patronen per klant of route. Dan wordt efficiëntie concreet.  

Met het nationale subsidieprogramma ‘Meten en Verbeteren CO2-emissies’ voor de logistiek, krijg je met slechts twee dagen eigen inzet kosteloos hulp van experts om al je data, inclusief zelfs CO₂ data, op orde te krijgen. Een mooie kans om snel stappen te zetten naar toekomstbestendigheid en een sterkere concurrentiepositie. Inschrijven is in 2 minuten gebeurt. 

Lees hieronder meer over hoe het programma werkt.